我的报销单

一、功能概述

1、功能描述

报销单是付款单的源单据，审批通过的报销单可以进入付款流程。

报销单可以核销借款，核销金额抵减应付金额。

报销单可以核销预收款，核销金额不影响应付金额。

报销单还支持自定义配置单据模版、审批流、预算控制、发票OCR识别。

2、功能路径

【我的单据】→【我的报销单】

3、流程说明

二、界面总览

三、操作指引

（一）新增单据

点击“新增”后，点击需要新增单据对应的单据模版名称，如“日常报销”，如下图所示：

注意：这里列示的单据模版，为基础设置-单据设置-单据设计中，已“启用”的单据模版。

在弹出界面设置相关信息，操作方法如下：

1、设置单据头信息

下图红框区域为单据头

（1）单据编号

保存、提交单据后，系统自动生成

（2）业务日期

必填，申请报销日期，默认=当天，可修改。

但是如果报销单关联预算，且在预算控制的适用时间范围内，无法修改。

（3）申请组织

必选，默认=当前筛选主体，不可修改

（4）申请部门

必选，选择报销部门，默认=当前用户所在部门，如当前用户在多个部门，可修改。

（5）往来单位类型

必选，可选客户、供应商、职员。

选择往来单位类型后，才可以选择往来单位。

（6）往来单位

必选，根据选择的“往来单位类型”过滤可选项。

往来单位类型=客户时，数据源为基础设置-客商管理中的客户档案、集团客户档案。

往来单位类型=供应商时，数据源为基础设置-客商管理中的供应商档案、集团供应商档案。

往来单位类型=职员时，数据源为基础设置-组织管理-人员管理。

注意：往来单位类型=职员时，可选项为当前用户，只有当前用户被设置为其他职员的指定报销人时，才可以选择其他用户。

（7）收款银行、收款账号、收款户名

必选，选择往来单位后，系统自动带出相关档案中的银行信息，如选择的往来单位存在多个银行账户，默认带出默认银行账户，点击可修改。

（8）币别

必选，如果选择的申请组织，未开启多币种核算，币别默认=记账本位币，无法修改。

如果选择的申请组织，开启多币种核算，除了可以选择记账本位币外，还可以选择该主体在基础设置-外币管理-币种设置中设置的币种。

（9）本位币

系统自动带出，无法修改，数据源为基础设置-组织管理-公司主体中设置的记账本位币。

（10）汇率

当选择的币别=记账本位币时，汇率=1，无法修改

当选择的币别≠记账本位币时，汇率自动带出。

数据源为基础设置-外币管理-币种设置中，当前主体对应期间，该币种设置的平均汇率。

如未设置，汇率=0，可修改，汇率不可为0，否则无法提交单据。

（11）申请报销金额

系统自动计算，无法修改，申请报销金额=单据体“报销详情”中填写的“申请报销金额”合计。

（12）核销借款金额

系统自动计算，无法修改，核销借款金额=单据体“核销借款”中填写的“本次核销金额”合计

（13）应付款金额（原币）

系统自动计算，无法修改，应付款金额（原币）=申请报销金额-核销借款金额

（14）应付款金额（本位币）

系统自动计算，无法修改，应付款金额（本位币）=应付款金额（原币）*汇率

（15）报销类型

必选，报销类型可以在基础设置-单据字典-报销类型适用中设置。

可选范围根据单据模版，单据中填写的申请组织、提交人进行过滤。

（16）提交人、提交日期

系统系统带出，无法修改。

（17）备注

非必填，如开启银企直联，备注内容将写入银行回单，请谨慎填写。

2、设置报销详情

点击“报销详情”

进入单据体设置界面，设置报销详情

单据支持多行单据体，如需新增行，点击“+添加”

如需删除行，勾选需要删除的行后，点击“-删除”

（1）上传发票

如果选择的“报销类型”，“发票必传”设置为“是”，则至少有1行单据体上传发票，否则无法提交单据。

操作方法详见通用功能介绍-上传发票

（2）上传附件

单据中的附件分为单据头附件、单据体附件，这里上传的是单据体附件，操作方法详见通用功能介绍-上传附件

（3）费用类型

必选，点击下拉框，选择该报销单对应的费用类型（即会计科目）。

费用类型来源于“科目适用性”设置，为当前主体，“报销单”和“部门”配置的科目的交集。

（4）核算维度

必选，点击下拉框，选择该费用类型（即会计科目）的辅助核算。

当已选择的“费用类型”科目涉及辅助核算时，必须设置辅助核算的具体分类。

当已选择的“费用类型”不涉及辅助核算时，核算维度为灰色，无法编辑。

（5）预算控制维度

单据中列示该字段，需要同时满足以下条件：

A、在预算控制-基础设置-控制模式中，关联单据中勾选了报销单

B、单据填写的申请组织，在基础设置-组织管理-公司主体中开启了预算模块

C、单据填写的申请组织，在预算控制-基础设置-控制周期中，设置为适用主体

D、单据填写的业务日期，在“启用”的控制周期设置的时间范围内

填写费用类型（即会计科目）后，根据预算控制-基础设置-预算类型中的设置，自动带出预算控制维度，用户需填写各个预算控制维度的具体内容，否则无法提交单据。

注意：只有在预算控制-基础设置-预算类型中，设置为“关联科目”的会计科目，才可以在填制单据时填写“预算控制维度”，如果单据中填写的“费用类型”不是“关联科目”，点击“预算控制维度”时，系统会弹出错误提示：“未找到匹配的预算类型”。

（6）附加信息

如果选择的“费用类型”（即会计科目）关联了附加档案，还需要填写附加信息。

附加信息及与会计科目的关联，在基础设置-科目设置-附加档案中设置。

点击“附加信息”文本框

在弹出界面设置附加信息后，点击“确定”，如下图所示：

单据支持多行附加信息，如需新增行，点击“+”

如需删除行，点击需要删除的行右侧的“-”

（7）申请报销金额

必填，填写本行申请报销金额，保留2位小数。

上传发票后，系统自动带出发票金额，可修改，但是申请报销金额不可超过发票金额。

如果选择的“费用类型”（即会计科目）关联了附加档案，填写附加信息后，自动带出合计数，不可修改。

（8）发票类型

必选，上传发票后，系统自动带出，可选普票、专票。

（9）税率（%）

选择的发票类型为普票时，税率被置灰，无需设置。

选择的发票类型为专票时，选择税率。

这里列示的税率，是在基础设置-组织管理-公司主体中设置的适用增值税税率。

（10）备注

系统自动带出单据头填写的“备注”，可修改，填写本行备注。

3、核销借款

（1）功能介绍

报销单可以核销借款单，核销借款单后，影响本报销单的应付金额，即“应付款金额（原币）

适用：先预付供应商货款，回票后报销；先支付员工备用金，回票后报销等。

（2）操作方法

点击“核销借款”

进入单据体设置界面，核销借款。

A、导入借款单

点击“导入借款单”

在弹出界面勾选需要核销的单据后，点击“导入”

注意：这里列示的单据需要同时满足以下条件：

a、本单据中的“往来单位类型”与借款单中的“借款单位类型”一致。

b、本单据中的“往来单位”与借款单中的“借款单位”一致。

c、该借款单状态为已付款

d、该借款单的未核销金额≠0

如果特殊场景需要核销其他往来单位的借款单，可以在应付管理-付款管理-付款确认中，进行付款单核销（往来单位类型一致但是往来单位不一致也可以核销），操作方法如下：

在应付管理-付款管理-付款确认页签，勾选借款单对应的付款单后，点击“付款单核销”，然后在弹出的界面中选择对应的报销单（前提：已审批），付款单核销与核销借款的效果相同。

B、填写本次核销金额

必填，填写本次需要核销的金额，本次核销金额不可超过核销单据的未核销金额，也不可超过本单据的“申请报销金额”。

举例说明：填写报销单时，需要核销借款单，不同场景下，本次核销金额最大值详见下表：

（3）对预算的影响

占用预算的单据核销借款时，如果核销的借款单已经占用预算，系统会根据核销的借款单中选择的借款类型、本次核销金额返还预算占用额度。

举例说明：

借款单、报销单为预算关联单据，会计科目“其他应收款_备用金”的预算类型为“其他”，“销售费用_差旅费”的预算类型为“交通费”

借款单选择的借款类型为“其他应收款_备用金”，借款金额1000元。

报销单选择的费用类型为“销售费用_差旅费”，报销金额1500元，核销借款1000元。

则报销单提交后，预算类型“其他”占用预算-1000元，“交通费”占用预算1500元。

4、核销预收

（1）功能介绍

报销单可以核销收入单，核销收入单后，不影响本报销单的应付金额，即“应付款金额（原币）

适用：收到押金保证金，到期后退还。

（2）操作方法

点击“核销预收款”

进入单据体设置界面，核销借款。

A、导入收入单

点击“导入预收款”

在弹出界面勾选需要核销的单据后，点击“导入”

注意：这里列示的单据需要同时满足以下条件：

a、本单据中的“往来单位”与收入单中的“往来单位”一致。

b、该收入单状态为已收款，且全部收款。

c、该收入单的业务类型为“预收款”

d、该收入单的未核销金额≠0

B、填写本次核销金额

必填，填写本次需要核销的金额，本次核销金额不可超过核销单据的未核销金额，也不可超过本单据的“申请报销金额”。

举例说明：填写报销单时，需要核销借款单，不同场景下，本次核销金额最大值详见下表：

5、上传附件

单据中的附件分为单据头附件、单据体附件，操作方法详见通用功能介绍-上传附件。

6、自选审批人

如审批流中存在“发起人自选”的节点，还需要选择审批人，否则无法提交单据。

点击审批流信息下，对应节点右侧的“+”，如下图所示：

在弹出界面输入需要设置的审批人姓名后，点击“查询”，支持模糊查询，如下图所示：

勾选需要设置的审批人后，点击“提交”

或者先点击审批人对应的部门名称，再勾选需要设置的审批人后，点击“提交”。

7、保存

单据设置完成后，点击“保存”，保存后，单据状态为“待提交”

8、提交

只有状态为“待提交”、“审批驳回”的单据才可以提交。

单据设置完成后，点击“提交”，提交后，单据状态为“待审批”

也可在单据列表页，勾选单据后（可多选），点击“提交”

注意：如果报销单关联预算，填写的业务日期在预算控制的适用时间范围内，提交时校验单据金额超过剩余可使用预算：

如果在预算控制-基础设置-控制模式中，“超额是否提交”勾选“否”，如超过，无法提交单据。

如果在预算控制-基础设置-控制模式中，“超额是否提交”勾选“是”，如超过，点击“提交”时提示，确定提交后，可以提交单据。

（二）复制

勾选需要复制的单据后（可多选），点击“复制”

在弹出界面点击“确定”

复制后，新单据状态为“待提交”。

（三）导入

点击“模版下载”后，点击需要导入单据对应的单据模版名称，如“日常报销”，如下图所示：

在下载的EXCEL文件中维护相关信息，点击“导入”后，点击需要导入单据对应的单据模版名称，上传该文件

注意：如首次进行导入，可在系统中新增单据后，点击“导出”，参照导出文件进行填写。

（四）编辑

只有状态为“待提交”、“审批驳回”的单据才可以编辑。

如需修改单据，可在勾选单据后（单选），点击“编辑”。

（五）撤回

只有状态为“待审批”的单据才可以撤回，撤回后，单据状态变为“待提交”。

如需撤回单据，可在勾选单据后（可多选），点击“撤回”。

（六）删除

只有状态为“待提交”、“审批驳回”的单据才可以删除。

如需删除单据，可在勾选单据后（可多选），点击“删除”

在弹出界面点击“确定”

（七）审批

只有状态为“待审批”的单据才可以审批：

如果报销单的应付金额≠0，审批通过后，单据状态变为“已审批”

如果报销单的应付金额=0，审批通过后，单据状态变为“已付款”

如未启用审批流，可在应付管理-付款管理-单据审核中，勾选单据后（可多选），点击“审核”

已配置并开启审批流的情况下，在首页-待办中心或流程管理-待办事务中审批。

（八）驳回

只有状态为“待审批”的单据才可以驳回，驳回后，单据状态变为"审批驳回"

如未启用审批流，可在应付管理-付款管理-单据审核中，勾选单据后（可多选），点击“驳回”

已配置并开启审批流的情况下，在首页-待办中心或流程管理-待办事务中驳回。

（九）反审批

只有状态为“已审批”的单据才可以反审批，反审批后，单据状态变为“待审批”

在应付管理-付款管理-单据审核中，勾选单据后（可多选），点击“撤回”

（十）查询

点击“筛选”

在弹出界面设置查询条件后，点击“查询”

如经常使用相同的查询条件查询，可设置筛选方案，按筛选方案查询

详见：通用功能介绍-筛选方案

可以进行单条件或者多条件查询，多个筛选条件之间为“并且”的关系，筛选条件说明如下：

1、单据模版

非必选，单选，选择需要查询的单据模版。

如需查询全部，选择“请选择”。

2、单据状态

非必选，单选，选择需要查询的单据状态。

可选：待提交、待审批、审批驳回、已审批、已提交付款、已付款。

如需查询全部，选择“请选择”。

3、申请组织

非必选，单选，选择需要查询的主体。

如需查询全部，选择“请选择”。

4、申请部门

非必选，单选，选择需要查询的部门。

必须先选择申请组织，再选择申请部门。

可选范围根据选择的申请组织过滤，数据源为基础设置-组织管理-部门适用。

如需查询全部，选择“请选择”。

5、往来单位类型

非必选，单选，选择需要查询的往来单位类型。

可选：客户、供应商、职员。

如需查询全部，选择“请选择”。

6、往来单位

非必选，单选，选择需要查询的往来单位。

必须先选择往来单位类型，再选择往来单位。

选择的往来单位类型不同，数据源不同：

选择的往来单位类型为“客户”时，数据源为基础设置-客商管理中的客户档案、集团客户档案。

选择的往来单位类型为“供应商”时，数据源为基础设置-客商管理中的供应商档案、集团供应商档案。

选择的往来单位类型为“职员”时，数据源为基础设置-组织管理-人员管理。

如需查询全部，选择“请选择”。

7、报销类型

非必选，单选，选择需要查询的报销类型。

如需查询全部，选择“请选择”。

8、单据编号

非必填，填写需要查询的单据编号，支持模糊查询。

9、业务日期

非必选，选择需要查询的日期范围，注意结束日期不能早于开始日期。

如需快速查询，可以直接点击“今日”、“昨日”、“近7日”、“近30日”。

10、单据排序

必选，选择需要列示的单据排序方式，可选正序、倒序，默认=倒序。

11、备注

非必填，填写需要查询的备注（单据头备注），支持模糊查询。

（十一）导出

直接点击“导出”，导出的是当前筛选条件下的所有信息

勾选数据后点击“导出”，导出的是勾选的所有信息