集团供应商档案

一、功能概述

1、功能描述

设置供应商名称、税号、类别、性质、发票类型、联系方式、银行信息等，设置后可在填制单据、凭证时选择。

维护供应商档案有两种方式：按主体分别维护、集团统一维护

本页面介绍的是第二种（集团统一维护），按主体分别维护的功能，详见基础设置-客商管理-供应商档案

2、功能路径

【基础设置】-【客商管理】-【集团供应商档案】

3、流程说明

二、界面总览

三、操作指引

（一）新增供应商

1、在系统中新增

（1）点击“新增”

（2）设置基础信息

在弹出界面设置基础信息，操作方法如下：

供应商类别设置（非必填）

点击文本框，输入供应商类别后，点击“保存”

点击保存后，在弹出界面点击“确认“

再次点击文本框时，就可以选择已设置的供应商类别

如需删除该分类，点击该类别右侧的删除按钮

供应商名称设置（必填）

点击文本框，输入供应商名称，供应商名称不可重复

注意：不要录入供应商简称，避免同一个供应商以不同名称存在于系统中，尽量在每次录入新供应商时检索是否有类似名称的公司存在

供应商编码设置（必填）

可不填写，不填写时默认值为SPL+8位数字序号

点击文本框，可修改，但供应商编码不可重复

关联方设置（历史功能）

此功能为历史功能，历史客户适用。科目体系设置时，如存在适用自定义辅助核算-关联方的科目，才需要进行设置，如不做该设置，会导致辅助核算维度是关联方的科目，在生成凭证时没有辅助核算。

新签约客户，在自定义辅助核算-关联方中维护具体分类时，档案名称与关联方在公司主体中设置的公司全称相同即可

如该供应商是当前主体的关联方：

点击关联方旁边的文本框

在弹出界面勾选该供应商对应的账簿后，点击“提交”

即：供应商名称=关联方，只不过供应商名称是全称，关联方设置的是账簿，是简称

设置关联方会更新为“是”

如该供应商不是当前主体的关联方：

系统默认设置关联方=“否”，无需处理

（3）设置银行信息（必填）

设置后，填写单据时往来单位选择该供应商，会在单据中自动带出银行信息，作为付款依据，如无银行信息，无法提交单据。设置方法如下：

更新银行账户，选择“是”

在弹出界面点击“确定”

输入开户银行、银行账号，银行户名系统默认=第一次输入的供应商名称（修改供应商名称时，银行户名不会自动更新）

如需设置多个银行账号，点击“添加”即可

当存在多个银行账号时，需将其中1个银行账户设置为“默认账户”，在填写单据时，往来单位选择当前供应商时，自动带出默认账户，并允许从下拉框中修改为其他账户；

当前供应商只有1个银行账户时，无需将其设置为默认账户。

注意：启用银企直联功能的数据库，还需设置联行号

联行号：银行网点的唯一识别码，系统中已维护的银行网点会自动带出对应联行号。

注意：银行信息会在单据核销中引用，用于与银行流水的勾稽核销。

（4）设置完成后，点击“提交”

2、导入

（1）点击“模板下载”

（2）在下载的EXCEL文件中维护相关信息后，点击“导入”，上传该文件

注意：如首次进行导入，可在系统中新增档案后，点击“导出”，参照导出文件进行填写。

（二）删除供应商

如需删除，点击供应商所在行右侧的“删除”

注意：已经在系统中使用的供应商不能删除，需要曾经引用过该供应商的凭证、单据等删除才可删除。

注意：删除需谨慎，会影响历史单据、凭证等。建议只在系统初始化时删除，正式使用系统后，通过状态进行控制。

（三）设置状态

状态说明如下：

启用：启用后，填写单据、填制凭证时，可选择该供应商

禁用：禁用后，填写单据、填制凭证时，无法选择该供应商

操作方法如下：

点击供应商所在行右侧的“启用”/“禁用”，设置状态

（四）设置适用主体

方法一

点击供应商所在行右侧的“查看适用主体”

在弹出界面点击“添加公司主体”

选择适用主体后，点击“提交”

方法二

部分数据库拥有批量设置全部主体的功能，设置方法如下

勾选需设置的供应商后，点击“全部主体适用”即可

（五）删除适用主体

点击供应商所在行右侧的“查看适用主体”

点击需不再适用的主体右侧的“删除”

（六）导出

直接点击“导出”，导出的是当前筛选条件下的所有信息

勾选数据后点击“导出”，导出的是勾选的所有信息

四、特殊说明事项

1、字符限制

在录入集团供应商档案数据过程中，请严格避免使用特殊字符 [”#”、”,”]2种符号，否则将会出现数据录入失败或报表查询结果异常的问题。