2.工作簿管理

工作簿管理

功能概述

功能描述：对工作簿进行打开与命名、复制与权限、状态提交与审批、保存与刷新、导出、锁定下级、删除等操作。其中状态提交是报表平台的核心机制：只有提交并通过校验的工作簿，才会被上层取数汇总；未提交的报表仅作为个人底稿存在。功能路径：【报表管理】-【报表平台】-（左侧工作簿导航区 / 顶部工作簿功能区）界面类型：工作簿级操作（两个入口：顶部工作簿功能区与左侧列表「⋮」菜单）前置条件：① 具备报表平台的查看权限，并已被授予对应工作簿的操作权限（权限项名称 ）；② 工作簿未被上级「锁定下级」加锁；③ 工作簿当前状态允许该操作（各操作的可用状态见 3.3 与 3.4）。

界面总览

工作簿级操作集中在顶部工作簿功能区（第 1 章图 1 区域 B），自左向右按「工作簿标识 → 协作 → 状态 → 数据进出 → 辅助」排列。界面左侧的模块导航栏、顶部信息栏与页签栏属系统公共区域，本手册截图已裁去：

图 1 工作簿功能区（①~⑩ 与下表编号对应）

按钮与操作清单

（1）工作簿功能区

工作簿功能区（图 1）共 10 个入口，编号与下表一致：

（2）工作簿「⋮」菜单

除顶部功能区外，工作簿级操作还可在左侧工作簿导航区调用：鼠标悬停在工作簿行上出现「⋮」，点击展开菜单（图 6）：

图 6 工作簿「⋮」菜单（①~⑧ 与下表编号对应）

菜单项随权限变化（7 项 / 8 项）：工作簿「⋮」菜单的项数取决于是否具备系统层角色「报表平台数据管理」 —— 不具备时为 7 项（① 任务派发 · ② 新标签 · ③ 导出 · ④ 复制 · ⑤ 权限 · ⑥ 图标 · ⑦ 删除）； 具备时在「⑤ 权限」与「图标」之间多出一项 「⑥ 接口配置」，菜单为 8 项（即图 6 所示）。 该角色在财咖分析云【系统管理】-【角色管理】中维护；未开通时进入【报表管理】-【数据管理】会提示「权限不足」。详见第 10 章 10.3。

两个入口的区别：顶部工作簿功能区内容最全，比左侧「⋮」菜单多出状态提交与锁定下级；功能区里的「更多」与「⋮」菜单内容基本一致。日常固定操作走功能区，按工作簿逐个处理时走「⋮」菜单更顺手。

图 7 工作簿「⋮」菜单 →「复制」子菜单（① 菜单中的「复制」项 · ② 子菜单「复制」 · ③ 子菜单「同时复制权限」）

状态与提交

（1）状态按钮与可用操作

工作簿状态显示在功能区（图 1 编号 ⑤）的位置，点击展开当前可用的状态操作（图 2）。按钮上的图标与文案随状态变化：

图 2 工作簿状态与提交下拉（A 状态按钮 · ① 提交 · ② 撤回 · ③ 审批 · ④ 反审批 · ⑤ 复核驳回）

（2）状态颜色与流转

状态按钮以颜色区分所处阶段，便于在列表与功能区上快速识别：

图 3 状态按钮的三种颜色（A 进行中 · B 待审批 · C 已审批）

进行中 —提交→ 待审批 / 已提交 —审批→ 已审批

取数只看状态：上层汇总时一般只提取「提交及以后」（已提交 / 已审批）的报表；反审批与复核驳回的报表不作为取数依据。因为提交校验是在提交这一刻完成的，未提交的报表只是底稿。

（3）提交校验（错误检查）

点击「提交」后，系统自动执行错误检查并弹出结果（图 4）。四项检查中有一项未通过，则整次提交不成立：

图 4 错误检查（A 标题与检查时间 · ①~④ 检查项 · B 底部结果与操作区）

对话框底部左侧显示本次检查的总体结论（校验失败 / 校验通过），右侧为「取消」与「确定」；标题栏同时显示上一次检查的时间，便于确认校验时效。

操作指引

场景一 把填好的报表提交上去

1. 在左侧工作簿导航区选中并打开需要提交的工作簿。
2. 确认表内数据已填写完整，点击顶部功能区的「保存」（有未保存内容时按钮上会有蓝点）。
3. 点击功能区上的「状态」按钮，展开状态下拉（图 2）。
4. 点击「① 提交」。
5. 系统自动执行错误检查（图 4）。
6. 若各项均显示「校验通过」，点击对话框右下角「确定」完成提交。
7. 若显示「校验失败」，先按检查结果修正（保存报表 / 修正单元格 / 修正公式），再重新执行第 3 步。

结果：状态按钮变为橙色「待审批」，报表数据进入只读，等待上级审批。

场景二 审批下级提交的报表

1. 打开需要审批的工作簿，确认其状态为橙色「待审批」。
2. 核对其数据无误后，点击「状态」按钮展开下拉。
3. 点击「③ 审批」，报表状态变为绿色「已审批」。
4. 若数据有误需退回，点击「⑤ 复核驳回」，报表退回填报人重新修改。
5. 审批后如发现错误，点击「④ 反审批」撤销审批，报表退回提交态后再处理。
6. 填报人如需自行取回修改，点击「② 撤回」，状态回到「进行中」。

结果：报表状态在「进行中 → 待审批 → 已审批」之间按规则流转，并相应进入或退出上层取数范围。

场景三 保存与放弃改动

1. 编辑过程中随时点击功能区「保存」，保存范围为整个工作簿。
2. 保存成功后，按钮上的蓝点消失。
3. 若要放弃本次未保存的改动，点击「刷新」，页面回到上一次保存的状态。

结果：数据与上一次保存一致；未保存内容不会写入报表。

场景四 把报表导出为 Excel

1. 打开需要导出的工作簿，点击功能区「导出」。
2. 在导出对话框中按需勾选（图 5）：① 仅可见单元格、② 导出评论、③ 导出公式。
3. 点击「④ 确定」，下载导出的 Excel 文件。

图 5 导出工作表对话框（A 标题 · ① 仅可见单元格 · ② 导出评论 · ③ 导出公式 · ④ 取消 / 确定）

· 导出公式的差别：「导出公式」选择开启时，导出件保留平台内的公式；选择关闭时，导出件为当前计算结果。需要继续在 Excel 中加工时建议开启，仅需归档数据时建议关闭。

场景五 复制工作簿与新建标签

1. 在左侧工作簿导航区，把鼠标悬停在目标工作簿所在行，点击行末的「⋮」展开菜单（图 6）。
2. 点击「④ 复制」，按需选择是否同时复制权限；用于模板复制时建议一并复制权限。
3. 复制完成后，新工作簿出现在导航区中，执行复制的人即为该工作簿的管理员。
4. 如需在新页面中独立打开某工作簿对照查看，点击「② 新标签」。
5. 如需更换标识，点击「⑥ 图标」选择新图标。

结果：得到一份内容相同的新工作簿，权限按所选方式处理。

场景六 锁定下级的填报状态

1. 打开上级（汇总层）工作簿。
2. 点击功能区「③ 锁定下级」，确认后全部下级工作簿被加锁。
3. 下级打开报表时对应的操作会提示「被上级锁定」，此时下级不能保存、不能修改数据。
4. 本级工作簿自身不加锁，可继续在合并层调整数据。

结果：下级数据在汇总期间保持稳定，避免汇总后被再次改动。

注意事项与常见问题

• 提交前先保存：「是否存在未保存的报表」是强制检查项，未保存无法提交。
• 提交后编辑范围收紧：报表进入只读，需修改时先「撤回」（提交态）或「反审批」（审批态），或用「复核驳回」退回。
• 取数区间看状态：上层汇总只取「提交及以后」的报表，反审批、复核驳回的报表不参与取数。
• 「刷新」不保存：点击「刷新」会回到上一次保存的状态，当前未保存的改动将丢失，操作前请确认。
• 多人同时编辑：多人同时编辑同一工作簿时，后保存的一方会覆盖先保存的内容，且平台会给出提示。保存前请与协作者确认各自的改动范围。
• 删除不可恢复：工作簿删除有二次确认，且删除后不可恢复，操作前请确认。
• 调整权限前先保存：进入权限配置前请先保存工作簿，避免权限设置未生效。
• 锁定下级不影响本级：「锁定下级」只锁定下级工作簿，本级与合并层仍可调整。
• 复制与权限继承：普通「复制」只保留复制者本人的管理权限；需要完整沿用原权限时，请使用「同时复制权限」。

界面观察（建议反馈产品侧）：

• 状态按钮的颜色区分度较高，但在弱光或低分辨率屏幕上，建议结合按钮图标与文案一起判断。以上不影响功能。

术语：

• 工作簿＝报表平台中的一个独立表格文件，可由多张工作表组成，并带上下级关系。
• 错误检查＝提交时自动执行的四项校验，全部通过后报表才可提交。
• 取数＝上层工作簿通过公式或数据源，从下级工作簿中读取指定状态的报表数据。
• 锁定下级＝上级冻结下级填报状态的操作，仅作用于下级。

要点回顾（来自产品介绍）

·       状态与提交：报表平台的核心机制 —— 只有提交并通过校验的工作簿，才会被上层取数汇总

·       状态操作清单：状态下拉中的五项操作 —— 撤回只能撤「提交」，反审批只能反「审批」

·       提交校验 · 错误检查：提交时自动执行四项检查，全部通过才允许提交

·       保存 · 刷新 · 导出 · 导入：数据进出报表平台的一组基础操作

·       多人协同与冲突提示：同一工作簿支持多人同时编辑 —— 关键是「保存时会发生什么」