8.数据管理与汇总

数据管理与汇总

功能概述

功能描述：配置数据源作为报表取数的基础；通过透视表对取数结果做多维分析；通过序列源约束填报数据的取值范围；通过填充域让指定区域随数据自动拓展；通过列维度名称让系统正确识别横向维度的字段名；通过工作表母版 / 工作簿母版复用已建好的表结构。功能路径：【报表管理】-【报表平台】-（工作表功能区：数据 / 工具箱；工作表标签右键：另存为母版）界面类型：取数配置（数据源面板 ＋ 透视表 ＋ 序列源设置）前置条件：① 具备数据源配置权限；② 已配置可用的数据源或查询方案（数据源由 IT 或管理员预先接入）；③ 需要跨系统 / 跨工作簿取数时，需先完成数据源关联；④ 平台层：具备系统层角色「报表平台数据管理」—— 本章的入口【报表管理】-【数据管理】受该角色控制，未开通时进入会提示「权限不足」（见第 10 章 10.3）。

核心能力清单

序列源的三种设置方式

通用工作表数据汇总

这是多组织报表取数的核心能力，流程如下：

1. 各下级（门店 / 主体）在各自的工作表中按统一结构填报。
2. 在汇总表中点击「数据」，选择「通用工作表数据汇总」。
3. 选择汇总范围：所有下级或指定下级。
4. 以透视表形式把数据汇总到总表；透视字段通常包含 工作表名称 / 工作点名称 / 系列 / 品号 / 行号 等。
5. 可按审批状态过滤：只取数值，或只取已审批的数据。

结果：任一下级的数据发生变动，汇总数据源实时更新、总表联动刷新，无需重新拼接。

图 1 通用工作表数据汇总设置面板（A 面板标题 · ① 取数来源与工作簿范围 · ② 工作表定位条件与开关项 · B 底部操作区）

操作指引

场景一 从数据源取数生成报表

1. 打开目标工作表，点击工作表功能区 「数据」。
2. 选择已配置好的数据源与查询方案。
3. 选择或确认需要取出的字段。
4. 确定取数区域与落位方式，执行取数。
5. 检查取回的数据是否正确，必要时对数据源做二次筛选（见第 12 章动态域）。
6. 点击功能区 「保存」 保存工作簿。

结果：报表按数据源的当前数据取值；数据源更新后，重新取数或刷新即可同步。

场景二 用序列源约束填报内容

1. 选中需要约束的单元格区域。
2. 进入序列源管理，按 11.3 选择字符串 / 单元格 / 数据源三种方式之一进行设置。
3. 保存工作簿后，在单元格中即可从下拉列表中选取，避免手工输入错误。

结果：填报值被限制在设定范围内，后续汇总不会因写法不一致而对不上。

场景三 套用母版快速建表

1. 打开需要复用的工作表，在标签上点击右键选择 「另存为母版」。
2. 在目标工作簿中新建工作表时，选择由母版生成。
3. 母版中如包含表头表尾结构，母版本身也需一并设置。

结果：新表沿用母版结构，表头、公式与填充域一并带出。

注意事项与常见问题

• 空值显示：不需要显示空单元格时，可在透视表值设置中勾选「非零」，只显示有值的数据。
• 被引用区域的格式：涉及单元格引用的，被引用单元格的格式要与实际数据类型一致（如金额列使用会计专用格式），避免取数结果不一致。
• 筛选不要重复设置：透视表行列的筛选与上方字段汇总的筛选，只在一处设置即可，重复设置会让结果难以判断。
• 母版中含表头表尾：使用工作表母版时，若需要表头表尾结构，母版里也要设置，否则新表只有内容没有结构。
• 取数需先有权限：引用数据源受权限管理中的「引用数据源」角色控制，未获授权则无法取数，详见第 10 章 10.3。
• 跨系统取数先关联：序列源或数据源跨系统、跨工作簿时，必须先完成数据源关联再做字段筛选。
• 数据源更新后需刷新：数据源内容变化后，报表需重新取数或刷新才会同步。

界面观察（建议反馈产品侧）：

• 数据源与字段清单较长时，建议按业务关键字检索定位。以上不影响功能。

术语：

• 数据源＝报表取数的来源，可来自数据库、ERP、总账或已有查询方案。
• 查询方案＝在数据源上预先定义好的取数逻辑。
• 填充域＝随数据自动拓展的数据区域。
• 母版＝可复用的表结构模板。

要点回顾（来自产品介绍）

·       数据管理 · 核心能力清单：数据管理回答的是「报表的数据从哪里来、怎么复用」—— 功能路径：【报表管理】-【报表平台】-（工作表功能区：数据 / 工具箱）

·       序列源的三种设置方式：约束填报取值范围 —— 从源头保证数据质量

·       通用工作表数据汇总：把多个下级工作表中结构相同的数据汇总到一张总表

·       多组织数据汇总 · 工作方式：各填报单位各自填表，总表自动收口