0.电子档案模块简介
1. 模块概述
电子档案模块面向企业会计档案与业务单据的电子化归集、组卷、关联与追溯，核心解决三类问题：
· 归档：把分散在各业务系统、各期间、各口径的电子与纸质资料，按统一结构归档管理。
· 成卷：支持"先攒文件再组卷"与"先传案卷再落明细"两条路径，适配日常业务与历史补录。
· 核销：提供"档案单据核销"核心机制——将上传的档案文件（合同、银行回单、发票等，分类型管理）与系统单据（ERP 中的收款单、付款单、会计凭证等）建立关联关系，支撑核销、附件挂接、票据对账与审计追溯。
模块总览
| 模块 | 核心功能 | 定位 |
|---|---|---|
| 基础配置 | 全宗、保管年限、档案类别的维护 | 档案归档的前置条件 |
| 档案归档 | 档案文件的采集、归档与组卷成案卷 | 模块的主干流程 |
| 档案单据核销 | 配置方案 → 自动核销 → 补件关联 | 档案文件与系统单据建立关联的通用机制 |
| 核销工作台 | 核销结果清单化管理与补件处理 | 核销成果的落地界面 |
2. 基础配置模块
基础配置是全部归档流程的起点，包含三类基础档案：
| 配置项 | 作用 | 示例 |
|---|---|---|
| 全宗 | 档案归属的单位 | 按法人主体逐一建立，如"财咖科技有限公司" |
| 保管年限 | 各类档案的保存期限 | 会计凭证 30 年 · 账簿 30 年 · 财务报告永久 |
| 档案类别 | 归档的分类规则与粒度口径 | 会计凭证 / 账簿 / 财务报告 / 银行回单 / 合同 / 发票 |
三层结构
档案类别 → 档案文件 → 案卷，是模块的核心数据结构：
· 档案类别：归档的分类规则，决定文件如何归类、保管多久。
· 档案文件：归档的最小单元。一份文件算多大由归档口径决定——口径 A：一张凭证 = 1 个档案文件；口径 B：凭证 + 所附发票/审批单 = 1 个档案文件。两种口径均支持，在档案类别中配置。
· 案卷：一组档案文件装订成册后的归档成果，如"2026 年 01 月会计凭证"。
3. 档案归档模块
3.1 两条成卷路径
模块支持两条成卷路径，殊途同归，按业务场景选用：
| 路径 ① 先攒文件 · 再组卷 | 路径 ② 先传案卷 · 再落明细 | |
|---|---|---|
| 第 1 步 | 档案文件（程序自动采集或手工上传） | 档案·案卷（直接整卷上传） |
| 第 2 步 | 组卷：月末将本期文件一键装订成册 | 明细落实：整卷内逐份落实为档案文件 |
| 适用场景 | 日常业务：凭证随生随归、月末组卷 | 历史补录：整年/整卷扫描件一次性导入 |
3.2 日常归档流程（路径 ①）
以"凭证录入即归集"为典型场景，标准流程如下：
| 步骤 | 环节 | 系统行为 |
|---|---|---|
| 1 | 业务发生 | 会计在总账模块录入凭证（如记-0012 号），同时上传发票等附件。 |
| 2 | 生成档案文件 | 按"会计凭证"类别规则，凭证本体 + 附件按口径 B 合成 1 个档案文件，自动带出全宗与保管年限。 |
| 3 | 归集入库 | 档案文件按日攒齐；可即时归档，也可暂存待月末统一处理。 |
| 4 | 组卷成册 | 月末一键组卷，本期全部档案文件装订为当月案卷（如"2026 年 01 月会计凭证"）。 |
| 5 | 查阅与追溯 | 打开案卷 → 查看文件清单 → 点开任意文件 → 查看底稿、扫描件及关联的系统单据。 |
3.3 历史档案导入（路径 ②）
针对历史年度的存量档案（如整年凭证册扫描件）：先整卷上传建立"档案·案卷"，再在案卷明细中逐份落实为档案文件。适合一次性大批量的历史补录场景。
4. 档案单据核销模块
电子档案模块的核心机制：将档案文件与系统单据建立关联关系。两侧的定位如下——
· 档案文件（分类型）：上传归档的外部资料，按类型区分——合同、银行回单、发票等。
· 系统单据（ERP）：系统里已有的单据，主要是收款单、付款单、会计凭证三类；其中会计凭证由总账模块生成。
核销、附件挂接、票据对账、审计追溯共用这一套机制。
常见配对组合（可自由配置，不限于以下）
| 配对组合（档案文件 ↔ 系统单据） | 典型用途 |
|---|---|
| 银行回单 ↔ 收款单 | 收款核销 |
| 银行回单 ↔ 付款单 | 付款核销 |
| 发票 ↔ 会计凭证 | 票证核对、凭证附件挂接 |
| 合同 ↔ 收款单 / 付款单 | 收付款依据挂接、履约追溯 |
4.1 功能流程：三步走
| 步骤 | 说明 |
|---|---|
| ① 配置方案 | 以公司主体为单位维护多套方案，每套方案定义档案文件与系统单据两侧的字段对应关系（如：财咖科技 · 银行回单 ↔ 付款单、发票 ↔ 会计凭证）。 |
| ② 自动核销 | 选定方案与期间一键执行，系统按字段映射逐条比对，将档案文件与系统单据自动挂上关联。 |
| ③ 补件关联 | 自动比对不上的进入补件通道：手工挑单挂接、上传补件、或人工确认后建关联，全程留痕。 |
4.2 字段对应关系（方案配置内容）
方案中配置档案文件与系统单据两侧的字段映射。以"银行回单 ↔ 收款单"为例：
| 数据来源 | 字段对应 | 取值 |
|---|---|---|
| A 侧 · 档案文件（类型：银行回单） | 收款人 → 往来单位 | 原值 |
| A 侧 · 档案文件（类型：银行回单） | 金额 → 金额 | 原值 |
| B 侧 · 系统单据（ERP · 收款单） | 往来单位 → 往来单位 | 原值 |
| B 侧 · 系统单据（ERP · 收款单） | 收款金额 → 金额 | 原值 |
| 匹配规则：关键字段一致（金额相等 / 编号相符 / 名称匹配，按方案配置）→ 自动挂关联；任一不一致 → 进入"待补件"通道。 |
| 关联关系是双向的：从档案文件可穿透到系统单据，从系统单据也可反查到档案文件——核销、补件、附件挂接、审计追溯共用同一套机制。 |
5. 核销工作台
核销工作台是档案单据核销成果的清单化管理界面：按公司主体、方案、期间筛选，已核销与待补件分色标识，核销、附件挂接、票据对账的结果统一汇总于此。
清单字段（示例）
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 对方 / 项目名 | 关联对家的名称 |
| 金额 | 本侧单据金额 |
| 档案文件 | 档案文件名 |
| 档案类型 | 该档案文件所属类型：合同 / 银行回单 / 发票 |
| 系统单据（ERP） | 对方系统单据的类型与编号：收款单 / 付款单 / 会计凭证 |
| 核销状态 | 已核销 / 待补件 |
清单数据示例
| 档案文件 | 档案类型 | 系统单据（ERP） | 核销状态 |
|---|---|---|---|
| 远嘱-70000.pdf | 银行回单 | 收款单 · SKT2930 | 已核销 |
| 中远-5000.pdf | 银行回单 | 付款单 · FKT2888 | 已核销 |
| 深科-15000.pdf | 发票 | 会计凭证 · 记0031 | 已核销 |
| 咨询-20000.pdf | 合同 | 收款单 · SKT2951 | 已核销 |
| 咨询-88888.pdf | 银行回单 | —— | 待补件（没有会计凭证或付款单对应，需补充） |
| ——（待上传） | 银行回单 | 付款单 · FKT2930 | 待补件 |
待补件的三种处理方式
| 情形 | 操作 |
|---|---|
| 情形 1 · 档案文件已传，系统单据待认领 | 从待补件清单挑一条档案文件 → 检索对应系统单据 → 挂上。 |
| 情形 2 · 系统单据在手，档案文件缺失 | 上传档案文件（PDF/JPG）→ 系统按字段带出对应系统单据 → 确认挂上。 |
| 情形 3 · 关键字段有出入 | 人工核对后手工建关联 → 留痕：谁、何时、对应的两张单据。 |
6. 上手建议
1. 先完成基础配置：全宗、保管年限、档案类别三类基础档案建好后再开始归档。
2. 日常业务走路径 ①：凭证录入即归集，月末一键组卷。
3. 历史存量走路径 ②：整卷扫描上传建案卷，再逐份落实为档案文件。
4. 档案单据核销按公司主体预配常用方案（银行回单 ↔ 收款单、银行回单 ↔ 付款单、发票 ↔ 会计凭证等 4 ~ 6 套），可显著降低后续补件工作量。
5. 审计与对账时，从任一单据穿透查询关联方，全链路可达。