电子档案

4.档案文件

更新于 2026-09-17 · 阅读 27

image.png

1.1  功能概述

·       功能描述:维护与处理档案文件单据。列表页可查询、勾选、提交 / 撤回 / 审批 / 反审批 / 驳回、关联凭证与解除关联、核销与反核销、导出与附件下载、批量导入、重新识别,并对选中的档案文件执行归档(=组卷)。每一条档案文件单据即一份具体文件(示例:18号手续费-4.pdf),其字段来自该文件所属「档案类别」在《档案类别分册》里配置的表头字段(图 1)。

·       功能路径:【电子档案】-【档案文件】(模块页签中的「档案文件」页签)

·       界面类型:列表页(可勾选行,支持多选)+ 弹窗三处:「批量导入档案文件」(图 3、图 4)、「关联凭证」(图 5)、「新增档案管理」组卷界面(图 8)。

·       前置条件:① 具备电子档案模块的查看权限,提交 / 撤回 / 审批 / 反审批 / 驳回 / 删除 / 关联凭证 / 解除关联凭证 / 归档 / 导出 / 附件下载 / 批量导入 / 反核销 / 重新识别需对应操作权限(权限项名称待确认);② 全宗、保管年限、档案类别三项基础配置已完成 —— 本界面列表列与单据字段直接取自档案类别的字段定义,未配类别则无处安放文件;③ 批量导入前需准备好本地回单 / 发票等文件(支持批量上传,每个附件生成一条单据,图 4)。

·       术语口径:归档 = 组卷。点「⑭ 归档」后系统打开标题为“新增档案管理”的界面(图 8),把本次选中的档案文件一次装进同一个案卷;所以“归档”不是给文件打个标记,而是产生一条【档案管理】记录(案卷)并挂上这些文件。

1.2  界面总览

档案文件列表页由两个区域组成,下图标注 A~B。页面左侧的模块导航栏、顶部的信息栏与页签栏属于系统公共区域,本册截图已裁去:

image.png

图 1  档案文件列表页(A 筛选条件与操作工具栏 · B 档案文件列表)

编号区域名称作用与影响
A筛选条件与操作工具栏页面顶部的筛选条件条 + 一排操作按钮:筛选 / 刷新 / 新增 / 编辑 / 查看 / 删除 / 提交 / 撤回 / 审批 / 反审批 / 驳回 / 关联凭证 / 解除关联凭证 / 归档 / 导出 / 附件下载 / 批量导入 / 反核销 / 重新识别,共 19 个按钮;示例已带的筛选条件为「公司主体:财咖科技」「档案类别:银行回单」。按钮清单见 1.3。
B档案文件列表一条档案文件一行,展示勾选框与该类档案的字段列;示例为「文件编码 / 公司主体名称 / 档案类别名称 / 应保管年限 / 部门 / 提交人名称 / 提交日期 / 年度 / 期间」,共 84 条,每页 50 条。勾选行后可执行审批、关联凭证、归档等批量动作;列表列不是固定的,随所选档案类别的字段定义变化(图 6、图 7 即为同一批数据的另两组列,是否支持用户自选列见 1.7)。

1.3  按钮与操作清单

工具栏共 19 个按钮,编号与下图一致。按钮明显分为四组:查询类(① 筛选 / ② 刷新)、单据基本操作(③~⑥)、审批流(⑦~⑪)、档案业务动作(⑫~⑲)。其中「⑭ 归档」是本界面最核心的业务动作:它就是组卷。

image.png

图 2  档案文件工具栏(①~⑲ 与下表编号对应,为便于阅读分两行排布,界面实际为一行)

按钮作用影响范围 / 结果可用条件
① 筛选展开 / 收起筛选条件窗口,按条件过滤列表。只改变列表显示结果,不修改任何数据。示例已带「公司主体」「档案类别」两个条件。常显。窗口字段构成见 1.7。
② 刷新重新从服务端加载列表数据。无副作用;未保存的表单内容会随之丢失。常显。
③ 新增手工新建一条档案文件单据。弹出该档案类别的录入窗口,逐项填写文件信息;新增后需提交、审批才进入正式状态。常显。截图未取到该窗口,见 1.7。
④ 编辑编辑选中行的档案文件。只改单据本身;若该文件已被组卷或已关联凭证,能否改待确认。需先勾选行。
⑤ 查看只读方式查看选中行的档案文件详情。不修改数据;用于核对字段与附件内容。需先勾选行。
⑥ 删除删除选中的档案文件单据。删除单据及其附件;已组卷 / 已关联凭证的文件能否删除、删除后案卷如何处理待确认。需先勾选行;是否有二次确认待确认。
⑦ 提交把选中的单据提交进入审批流。提交后状态流转,一般转为审批中;提交后能否撤回见「⑧ 撤回」。示例列表中有「已审批」状态。需先勾选行,且单据处于可提交状态(状态机细节待确认)。
⑧ 撤回撤回已提交但尚未审批完成的单据。单据回到提交前状态;已被审批 / 驳回的单据能否撤回待确认。需先勾选行,且处于可撤回状态。
⑨ 审批审批通过选中的单据。通过后单据生效;生效是归档 / 关联凭证的前置条件还是各自独立,待确认。需先勾选行;示例列表状态列显示「已审批」,说明流程可走完。
⑩ 反审批撤销审批结论。把已审批的单据退回;对已发生的关联凭证 / 核销 / 组卷关系是否连带失效待确认。需先勾选行。风险点,见 1.6。
⑪ 驳回审批不通过,退回单据。单据退回并通常需修改后重新提交;驳回原因是否必填待确认。需先勾选行。
⑫ 关联凭证打开“关联凭证”窗口,把档案文件与 ERP 会计凭证建立关联(图 5)。建立档案文件 ↔ 凭证的对应关系,关联后列表「是否关联凭证」「关联凭证号」列会体现(图 7)。这是“档案对得上账”的关键动作。需先勾选行;一条档案文件可关联的凭证数量待确认。
⑬ 解除关联凭证解除档案文件与凭证的关联关系。取消对应关系,可重新关联;已解除的历史是否留痕待确认。需先勾选行。
⑭ 归档对选中的档案文件执行归档 —— 即组卷:打开标题为“新增档案管理”的组卷界面,把选中的文件装进同一个案卷(图 8)。生成一条【档案管理】记录(案卷),其明细即本次选中的档案文件;一份档案文件是否只能归入一个案卷、归档后能否解卷,待确认。这是本界面最重要的动作,也是“档案文件 → 案卷”的转折点。需先勾选行(支持多选;示例界面红字提示“在列表页多选并归档,进入档案组卷界面”)。
⑮ 导出导出列表数据(Excel)。不修改数据;导出范围(全部 / 筛选结果 / 勾选行)与格式待确认。常显。
⑯ 附件下载下载选中行档案文件的原始附件。仅下载文件,不修改数据;是否打包为 zip、多选时如何命名待确认。需先勾选行。
⑰ 批量导入打开“批量导入档案文件”窗口,一次性上传多个文件(图 3)。按提示“每个上传的附件将自动生成一个独立的档案文件单据,文件名称取自附件名称”(图 4)—— 一次操作可能生成几十上百条单据,影响面最大,建议先用「⑮ 导出」备份。常显;批量导入模式下文件级字段由系统从文件名 / 票面生成,不再逐条手工填。
⑲ 重新识别对选中的档案文件(回单类)重新跑一次票面信息识别。用识别结果覆盖回填「文件名称 / 付款人 / 收款人 / 交易金额」等字段,识别准确率不足时依赖人工修正(图 6)。需先勾选行;覆盖前是否提示待确认。
⑱ 反核销撤销已完成的核销。解除档案文件与业务单据之间的核销关系;核销对象与判定规则待确认(图 7 中可见「核销单据编码」列)。需先勾选行;风险点,见 1.6。

列表行内操作

按钮位置作用与影响
预览每行「操作」列(图 7)在线预览该档案文件的原始附件,不修改数据。
下载每行「操作」列(图 7)下载该档案文件的原始附件。

说明:本册截图取自不同列表配置,示例中「操作」列出现在图 7 的列组合里;图 1 的列组合被右侧截断,是否各行都带「操作」列见 1.7。

1.4  字段说明

列表列(图 1 区域 B)

列名类型说明示例
勾选框勾选行级选择,勾选后才能执行编辑 / 删除 / 审批 / 关联凭证 / 归档等动作;表头行同样带复选框,可一键全选当前页。—
文件编码文本档案文件的唯一编码,由该档案类别的「是否编码构成」字段拼接生成;本界面的“键”,也是关联凭证、组卷时的引用依据。示例编码 CK-00002-Y30-0000384 可读出:CK + 档案类别编码 00002 + 保管期限码 Y30 + 流水号 0000384。CK-00002-Y30-0000384
公司主体名称文本该档案文件归属的公司主体(实体)。财咖科技
档案类别名称文本该档案文件所属的档案类别,决定这条单据有哪些字段。银行回单
应保管年限文本该类档案适用的保管年限,取自档案类别的配置。30年
部门文本单据归属部门。总经办
提交人名称文本单据提交人。王楠
提交日期日期单据提交日期。2026-08-31
年度文本单据所属会计年度,参与文件编码构成。2026
期间文本单据所属会计期间,示例为 2026-06。(图 1 右侧被裁切,仅部分可见;该列完整取值口径见 1.7。)2026-06

列表列不是固定的:图 1 / 图 6 / 图 7 三张截图取自同一批 84 条数据(文件编码相同、「共 84 条」一致),但列组合完全不同 —— 图 6 为「文件编码 / 起止期间 / 操作时间 / 文件名称 / 备注 / 状态 / 付款人 / 收款人 / 交易金额」,图 7 为「文件编码 / 款号 / 付款账号 / 交易备注 / 业务类型 / 核销单据编码 / 操作 / 是否关联凭证 / 关联凭证号」。这说明列表展示的字段可随档案类别配置或用户设置变化,具体机制见 1.7 待确认。

“批量导入档案文件”窗口字段(图 3、图 4)

字段必填控件类型说明
文件编码必填只读文本显示“保存时自动生成”,不手工填写。
公司主体必填下拉选择示例为“石家庄财咖”,决定这条单据挂在哪个主体下。
档案类别必填下拉选择决定本次导入的档案文件套用哪套字段。示例展开后可选「请选择 / 会计凭证 / 银行回单」(图 3)。
应保管年限必填文本该类档案的保管年限。
部门必填下拉选择示例为“总经办”。
提交日期必填日期选择示例为 2026-09-15。
提交人必填文本示例为“王楠”。
年度必填文本单据所属会计年度。
开始时间必填日期选择本批文件的起算时间,对应列表的「起止期间」起点。
结束时间必填日期选择本批文件的截止时间。
文件名称必填文本批量导入模式下由系统按提示“文件名称取自附件名称”自动生成(图 4),通常无需手工填。
备注非必填多行文本自由文本说明。
上传附件必填上传区 + 表格上传区含「本地上传」「扫码上传」「删除」三个按钮;下方表格列为「附件名称 / 附件说明」。**每个上传的附件都会生成一条独立的档案文件单据**,这是批量导入与逐条新增最大的差别(图 4)。
保存 / 重置 / 关闭—按钮保存并生效、清空本次录入、放弃并关闭。

“关联凭证”窗口字段(图 5)

本窗口用于把档案文件与 ERP 会计凭证对应起来。窗口上半部是筛选条件,下半部是按凭证字号分组的凭证清单(一条凭证一行,下有科目级明细行)。

区块字段 / 列说明
筛选条件公司主体 / 凭证日期(开始)/ 凭证日期(结束)/ 凭证编号 / 凭证字号按日期区间与凭证标识过滤凭证;示例为 公司主体=财咖科技、凭证日期 2026-08 ~ 2026-08。
操作按钮筛选 / 刷新 / 全选执行筛选、重新加载、一键勾选全部凭证。
凭证主行凭证(凭证字号)/ 公司主体 / 期间 / 提交人·提交时间·状态 / 科目编码 / 科目名称 / 核算维度 / 借方金额 / 贷方金额 / 本方单位 / 对方单位一条凭证一行,展示凭证字号(如 记651)、期间、提交人、状态与汇总金额;行内还可看到「附件数」「数据来源」(例:单据—凭证)。
科目明细行总账标识 / 期间 / 科目编码 / 科目名称 / 核算维度 / 借方金额 / 贷方金额 / 凭证字号凭证下展开的科目级明细(例:应付职工薪酬_工资 / 研发支出_资本化支出等),会计核算维度的具体落点。
底部共 N 条 / 分页 / 嵌入 / 关闭示例共 165 条,每页 50 条;「嵌入」为确认关联本窗口的勾选结果,「关闭」放弃。

“新增档案管理”组卷界面字段(图 8)

点「⑭ 归档」后进入本窗口。它的标题是“新增档案管理”,说明归档实际产出的是一条档案管理(案卷)记录;上半部是案卷级字段,下半部「明细」是本卷装进去的档案文件清单。

区块字段 / 列示例值说明
案卷级字段档案编码保存时自动生成案卷的唯一编码,由系统生成。
全宗号SJZ案卷归属的全宗。
档案类别编码00002引用《档案类别》界面的类别编码。
档案类别银行回单本卷档案的类别,决定明细字段。
档案名称(空)本卷的名字,手工填写。
年度2026卷所属会计年度。
归档人王楠执行归档(组卷)的人。
归档日期2026-09-15归档动作的发生日期。
公司主体石家庄财咖卷归属的公司主体。
部门总经办卷归属部门。
保管期限码Y30保管期限的编码,参与档案编码构成。
应保管年限30年本卷档案的保管年限。
开始时间2026-06-01本卷档案覆盖期间的起点。
结束时间2026-06-30本卷档案覆盖期间的终点。
备注(空)自由文本说明。
明细(工具条)选择档案文件 / 添加 / 删除—「选择档案文件」从列表挑文件进卷;「添加」新增一行明细;「删除」移除选中明细。
文件上传文件明细明细行的类型标识。
文件序号(空)明细序号,示例为空(是否自动编号待确认)。
文件编码CK-00002-Y30-0000378被组卷的档案文件编码,与列表页一致。
年度2026该文件的年度。
开始日期 / 结束日期2026-06-01 / 2026-06-30该文件覆盖的期间(必填)。
文件名称咨询-20000.pdf该文件的原文件名(必填)。
(窄列)(空)该列表头文字被可视区域截断,疑为密级类字段,见 1.7。
操作编辑 / + / −行内编辑、新增一行、删除本行。
合计合计—汇总明细行数或金额(示例未显示数值)。
底部保存 / 提交 / 关闭—保存草稿、提交成卷、放弃关闭。

如图 8 所示,明细已列出 3 条待组卷的档案文件(文件编码 CK-00002-Y30-0000378 ~ 0000380,文件名称 咨询-20000.pdf / 咨询-120000.pdf / 总账-7487.12.pdf),与图 6 列表中被勾选的第 1 行(咨询-120000.pdf)来源一致 —— 即:先在列表页多选、再点「归档」进卷。

1.5  操作指引

场景一  批量导入一批档案文件

1.       进入【电子档案】-【档案文件】,列表默认列出全部档案文件(图 1 区域 B)。

2.       点工具栏「⑰ 批量导入」(图 2),打开“批量导入档案文件”窗口(图 3)。

image.png

图 3  批量导入档案文件窗口(A 表头字段区 · B 附件上传区 · C 保存 / 重置 / 关闭)

3.       「文件编码」显示“保存时自动生成”,不用填。

4.       填「公司主体」(示例:石家庄财咖)与「档案类别」(图 3 中该下拉展开,可选项为 请选择 / 会计凭证 / 银行回单)—— 档案类别决定这批文件套用哪套字段,先确定它。

5.       填「应保管年限」「部门」「提交日期」「提交人」「年度」,以及「开始时间」「结束时间」,划定本批文件覆盖的期间。

6.       「文件名称」在批量导入模式下由系统按附件名自动带出,一般不用手工填;窗口提示已写明规则(图 4)。

image.png

图 4  批量导入模式提示(红框为业务方标注:每个上传的附件将自动生成一个独立的档案文件单据,文件名称取自附件名称)

7.       在「B 附件上传区」点「本地上传」选择本地回单 / 发票文件,或点「扫码上传」;上传后文件出现在「附件名称 / 附件说明」表格中,可「删除」误传的文件。注意:这里上传几个附件,保存后就会生成几条档案文件单据,不是一条单据挂多个附件。

8.       点底部「保存」提交导入;点「重置」清空重填;点「关闭」放弃。

结果:列表中新增本批文件对应的多条档案文件单据,文件编码按类别规则自动生成。逐条新增的入口是工具栏「③ 新增」,适用于零星补录。

场景二  关联凭证 / 解除关联

9.       在列表中勾选目标档案文件(示例勾选第 1 行「咨询-120000.pdf」,图 6 蓝底行),点工具栏「⑫ 关联凭证」(图 2),打开“关联凭证”窗口(图 5)。

image.png

图 5  关联凭证窗口(A 筛选条件 · B 筛选 / 刷新 / 全选 · C 凭证清单与科目明细 · D 嵌入 / 关闭)

10.   在「A 筛选条件」里限定公司主体与凭证日期区间(示例:2026-08 ~ 2026-08),必要时再填凭证编号 / 凭证字号,点「筛选」。

11.   在「C 凭证清单」中勾选要关联的凭证 —— 一条凭证一行,展开后可见科目级明细(科目编码、科目名称、核算维度、借贷方金额);需要全选当前结果时点「全选」。

12.   点「D 嵌入」确认关联,或点「关闭」放弃。

13.   如需取消关联,在列表上勾选该档案文件后点「⑬ 解除关联凭证」。

结果:建立档案文件 ↔ 会计凭证的对应关系,列表的「是否关联凭证」「关联凭证号」列随之变化(图 7)。档案文件与凭证的对应,正是“档案核销”业务的基础。

场景三  查看回单自动识别结果 / 重新识别

14.   进入【电子档案】-【档案文件】,筛选条件选到「档案类别:银行回单」,列表会显示回单类档案的字段列(图 6)—— 其中「文件名称 / 付款人 / 收款人 / 交易金额」是系统从上传回单的票面自动识别后回填的。

image.png

图 6  回单自动识别信息(红框为业务方标注:批量上传回单自动识别信息;左侧为文件名、右侧为付款人 / 收款人 / 交易金额,右上角为「重新识别」)

15.   对照票面检查识别结果。例如「咨询-120000.pdf」对应付款人“北京财咖网络科技有限公司”、收款人“北京财咖咨询有限公司”、交易金额 120,000.00。

16.   识别有误时,在列表中勾选该行,点工具栏「⑲ 重新识别」重跑识别;仍不准确则用「④ 编辑」手工修正字段。

结果:回单的结构化信息(付款人 / 收款人 / 金额 / 期间)被写入档案文件字段,后续组卷与核销都依赖这些字段。本场景的识别字段清单、识别失败的兜底方式见 1.7。

场景四  查看核销情况 / 反核销

17.   在档案文件列表页查看「核销单据编码」列,即可看到每条档案文件被哪张业务单据核销(示例:FKT00002919、FKT00002927…),同时可见「是否关联凭证」「关联凭证号」列。

fig7_核销单据编码与关联情况.png

图 7  核销单据编码与关联情况(红框为业务方标注:已经管理首付款单的,可以在档案文件列表页查看关联情况)

18.   核销有误需要在同页处理时,勾选该行后点工具栏「⑱ 反核销」撤销核销关系。

19.   核销本身在【档案单据核销】界面发起(模块页签中与「档案文件」并列),本页只做查看与反核销。

结果:核销关系解除后,该档案文件可重新参与核销。核销的判定规则、与关联凭证的关系,见 1.7 与《电子档案模块》模块说明文档。

场景五  归档(=组卷)

20.   在列表中多选本次要组卷的档案文件(按住 Ctrl / Shift 或勾选多行)—— 示例选中 3 条:CK-00002-Y30-0000378、0000379、0000380。

21.   点工具栏「⑭ 归档」。系统打开标题为“新增档案管理”的组卷界面(图 8),把你选中的档案文件依次列入「B 明细」区。

image.png

图 8  归档组卷界面“新增档案管理”(A 案卷级字段 · B 明细:选择档案文件 / 添加 / 删除 与已选文件清单 · C 保存 / 提交 / 关闭;红字为业务方标注)

22.   核对「A 案卷级字段」:档案编码由系统生成;全宗号、档案类别编码、保管期限码、应保管年限、公司主体、部门等按所选档案文件带出;补填「档案名称」(本卷的名字)与「归档日期」。

23.   核对「B 明细」:文件编码、年度、开始 / 结束日期、文件名称逐行核对;少选了文件,点「选择档案文件」从列表补选;误选了点该行的删除按钮,或勾选后点工具条的「删除」。

24.   点底部「保存」存为草稿,或点「提交」正式成卷,或点「关闭」放弃本次组卷。

结果:案卷生成,本次选中的档案文件全部进入该卷的明细;在【档案管理】界面可以按案卷查看卷内文件。记住本册的口径 —— 归档就是组卷,这一个动作同时完成了“文件归档”与“案卷生成”,不是两件事。

1.6  注意事项与常见问题

类别事项说明与处理建议
术语“归档”与“组卷”是同一件事系统里的「归档」按钮点击后打开的是“新增档案管理”组卷界面,产出的是一条案卷记录并挂上选中的档案文件。文档与培训中不要把它拆成两个动作讲。
高风险「⑰ 批量导入」是一次会生成多条单据的操作窗口提示明确写了“每个上传的附件将自动生成一个独立的档案文件单据”。上传 100 个附件就是 100 条单据,导入前请确认公司主体、档案类别、期间三项填对,否则会产生大批需要逐条修改的错误数据。建议先小批量试跑。
高风险「③ 删除」与「⑱ 反核销」「⑩ 反审批」三个动作都可能打断“档案 — 凭证 — 核销 — 案卷”的既有关系链。尤其反审批:已审批、已关联凭证、已组卷的单据被反审批后,上下游关系是否连带失效,目前未明确,操作前请先确认(见 1.7)。
易错「关联凭证」窗口的「嵌入」按钮窗口里选中凭证后必须点「嵌入」才生效;直接点「关闭」会放弃本次勾选。初次使用容易把它当成“关闭窗口”而误点。
易错列表列在不同截图里不一样同一批数据在 图 1 / 图 6 / 图 7 中呈现三组不同的列。如果用户反馈“我的界面看不到某列”,先确认是列配置差异还是档案类别字段差异(见 1.7)。
易错回单识别结果需要人工复核自动识别会填「文件名称 / 付款人 / 收款人 / 交易金额」。示例中付款人多为“北京财咖网络科技有限公司”,属演示数据;实际使用中建议按金额与期间抽查,识别失败的用「⑲ 重新识别」或「④ 编辑」修正。
效率审批类按钮支持批量「⑦ 提交」「⑨ 审批」「⑪ 驳回」等均可对勾选的多行一次执行,配合每页 50 条的设置,可按批次处理。
权限按钮可见 ≠ 可执行无权限时按钮通常置灰或点击后提示。具体权限点名称待确认(见 1.7),实施时按角色分配。


💬 评论(0)
还没有评论,来抢沙发~