6.档案单据绑定

一、功能概述

1、功能描述

档案单据绑定用于配置会计档案附件与财务软件系统单据的匹配规则。系统根据规则列示对应关系，由用户核对并核销后，建立档案与单据的关联。

电子档案可上传银行流水回单、收付款发票等会计档案附件。关联的业务单据生成凭证后，打印凭证时可一并打印上游单据及其已关联的档案附件。

2、功能路径

【电子档案】-【档案单据绑定】

3、流程说明

准备档案及字段 → 创建方案 → 配置规则 → 查询匹配 → 核对并核销 → 凭证及附件打印

二、界面总览

页面分为「方案配置」「核销数据」两个页签：前者用于维护匹配规则，后者用于查询对应关系并核销。以下截图中的公司信息已脱敏，方案名称、字段及数据仅作示例。

1、方案配置页

方案配置页由三个区域组成，见下图（图 1）：

图 1  方案配置页（A 页签与工具栏 · B 方案列表 · C 行操作列）

2、方案配置工具栏

工具栏共 4 个按钮，编号与下图一致：

图 2  方案配置工具栏（①~④ 与下表编号对应）

3、核销数据页

核销数据页用于按方案实时匹配档案与系统单据，核对后确认关联。页面由四个区域组成，见下图（图 3）：

图 3  核销数据页（A 筛选条件 · B 工具栏 · C 档案信息 · D 匹配单据）

4、核销数据列表列构成

图 3 的示例方案显示「金额」「备注」等字段，实际内容应结合所选方案查看。主要列的含义如下：

注意：列表中出现匹配单据，表示系统已按规则找到对应关系；仍需人工核对并点击「核销」，才能确认绑定。

三、操作指引

（一）准备档案及模板字段

在电子档案中上传需要关联的会计档案附件，并准备相应档案明细模板。模板中用于匹配的字段需先在【电子档案】-【档案单据字段管理】配置，才可供档案单据绑定使用。

1、查看档案单据字段管理

进入【档案单据字段管理】，查看档案模板及字段配置，见下图（图 4）。该页面通常由实施人员或企业运维人员维护，普通用户主要使用已配置的档案文件字段。

图 4  档案单据字段管理（A 工具栏 · B 模板及字段列表）

2、配置档案文件字段

需要补充字段时，点击「新增」；修改已有字段时，勾选对应记录后点击「编辑」。模板ID来自【档案类别】，档案文件字段配置界面见图 5。

图 5  字段编辑区域（A 模板ID · B 字段配置信息）

注意：各企业的档案字段可能不同，具体字段设置方法请参照档案单据字段管理的相关操作文档。只有完成字段配置的档案明细模板，才会出现在方案配置的「单据模板」下拉选项中。

（二）创建方案

1、点击“新增”

在【档案单据绑定】切换至「方案配置」页签，点击工具栏「① ＋新增」（图 2），弹出「新增」窗口。

2、设置方案信息

在弹出界面填写方案名称，选择公司主体，操作位置见图 6：

图 6  新增方案窗口（① 方案名称 · ② 公司主体 · ③ 提交）

① 方案名称：必填，用于区分不同匹配用途，可按业务场景命名。

举例说明：如银行回单与付款单进行手续费匹配，可将方案命名为“手续费匹配”；如与收款单进行利息匹配，可命名为“利息匹配”。

② 公司主体：必填，选择本方案所属公司。不同公司可分别维护自己的方案及匹配规则。

3、提交方案

设置完成后点击「③ 提交」，创建方案。随后在方案所在行点击「配置」，继续设置档案与系统单据的匹配规则。

注意：工具栏「② 编辑」打开的界面与新增一致，并带出原有信息，只能修改方案名称和公司主体；匹配规则需通过行末「配置」进入修改。

（三）配置匹配规则

1、进入配置界面

在「方案配置」列表中，点击方案所在行右侧的「配置」。页面上方是下游单据（档案文件），下方是上游单据，见下图（图 7）：

图 7  方案配置窗口（A 下游单据〔档案文件〕 · B 上游单据）

2、选择下游单据模板

在 A 区「单据模板」中，选择需要匹配的档案明细模板。例如：银行回单模板、电子发票模板。可选模板来自已完成档案单据字段管理配置的档案明细模板。

3、选择上游单据类型

在 B 区「单据类型」中选择系统单据。当前支持：付款单、收款单、采购发票明细、销售发票明细、凭证。

注意：这里的“下游单据”指上传的档案文件，“上游单据”指财务软件中的业务单据或凭证。配置前需先确定要将哪类档案与哪类系统单据进行关联。

4、设置字段与取值方式

上下游规则按相同行号一一对应。系统分别取得两侧该行的值，取值相等即满足该行条件，再结合括号及连接符判断整体匹配结果。

图 8  匹配规则左段（① 左括号 · ② 字段 · ③ 字段别名 · ④ 取值方式）

图 9  匹配规则右段（⑤ 自定义规则 · ⑥ 右括号 · ⑦ 连接符 · ⑧ 操作）

② 字段：选择本行参与匹配的字段。下游选择档案模板中的字段，上游选择系统单据中对应的字段。

③ 字段别名：可作为本行字段的备注，便于识别配置用途。

④ 取值方式：可选原值、自定义。原值按字段本身的值参与匹配；自定义按所配置规则处理取值后参与匹配。

⑤ 自定义规则：取值方式选择“自定义”时配置，采用类似 SQL 的表达方式，通常由实施人员或企业运维人员维护。

举例说明：档案中的“交易金额”与系统单据中的对应金额字段均选择“原值”。两侧金额都是 200 时，该行条件满足；一侧为 200、另一侧为 25 时，该行条件不满足。

注意：自定义规则应结合本企业实际字段及业务口径设置，截图中的规则仅作示例，不宜直接套用。

5、设置括号与连接符

① 左括号、⑥ 右括号：用于将多个条件组成一组，按需要成对设置。

⑦ 连接符：表示本行与下一行条件的关系，可设置“且”“或”。“且”要求相连条件同时满足；“或”表示相连条件至少满足一项。

举例说明：如要求“金额相等”，同时“附言、备注1、摘要”三个匹配条件中至少满足一个，可配置为：

金额条件 且（附言条件 或 备注1条件 或 摘要条件）

该示例中，若金额条件不满足，即使附言条件满足，也不能匹配；若金额条件满足，且三个备注类条件中至少一个满足，则符合这组匹配逻辑。

注意：括号和“且／或”不会在上下游之间自动同步，需分别检查两侧配置，确保与预期匹配逻辑一致。

6、增减规则行

在下游单据规则行右侧点击绿色「＋」，增加规则行；点击红色「－」，减少规则行。上下游规则行数会自动保持同增同减。

注意：增减行后，需核对上下游相同行号的字段是否仍一一对应。行数同步不代表括号和连接符也已同步。

7、保存并提交

点击已有规则行右侧的「编辑」，该行进入编辑状态并显示「保存」；新增规则行也会显示「保存」。

逐行完成字段、字段别名、取值方式、自定义规则、括号及连接符设置后，分别点击该行「保存」。

上下游所有规则行均保存完成后，再点击窗口右下角「提交」，完成本方案的匹配规则配置。

（四）批量复制方案

当其他公司需要使用相同方案时，可通过批量复制复用方案及配置规则。操作方法如下：

（1）在「方案配置」列表中，勾选需要复制的方案行。

（2）点击工具栏「③ 批量复制」（图 2），系统弹出公司主体选择框。

（3）选择目标公司主体，可多选，将所勾选方案及其配置规则复制给目标公司。

注意：复制后应核对目标公司的档案模板、字段及业务口径，按实际需要调整匹配规则。

（五）删除方案

在「方案配置」列表中，勾选需要删除的方案，点击工具栏「④ 删除」（图 2）。

注意：删除方案不影响已经核销的档案与系统单据关联。

（六）查询匹配结果

1、设置筛选条件

切换至「核销数据」页签，点击「筛选」，打开筛选条件窗口（图 10）。

图 10  筛选条件（① 公司主体 · ② 方案配置 · ③ 期间 · ④ 查询）

2、筛选条件说明

① 公司主体：选择需要查询的公司。

② 方案配置：选择本次查询使用的匹配方案，例如“手续费匹配”。

③ 期间：按档案的业务日期设置起止范围，也可使用“今日、昨日、近7日、近30日”快捷选项。

④ 查询：按所选公司、方案及期间实时执行匹配，并列出档案与系统单据的对应关系。

举例说明：选择某公司、方案“手续费匹配”，期间设为 2026-09-01 至 2026-09-24，点击「查询」，即可查看该范围内档案按本方案匹配到的系统单据。

3、查看匹配结果

查询后，检查列表右侧的「单据类型」「单据编号」。有内容表示匹配到了系统单据；两列为空表示未匹配到对应单据，见下图（图 11）。

图 11  匹配结果（A 档案编码链接 · B 单据类型及单据编号）

一条档案匹配到多张业务单据时，系统会列出对应关系，以逗号分隔。核销前应逐一核对相关单据。

（七）核对并核销

1、打开详情核对

点击蓝色「档案编码」（图 11 之A），跳转至档案详情界面；点击蓝色「单据编号」（图 11 之B），跳转至单据详情界面。

结合附件内容与单据明细，核对金额、业务内容等信息，确认系统列示的对应关系是否正确。

2、勾选并确认核销

确认无误后，勾选已有正确对应关系的档案行，点击工具栏「核销」。系统会再次弹出确认窗口，确认后执行核销并绑定档案与系统单据。

3、查看核销结果

系统会提示本次核销成功和失败的条数。核销成功的记录不再显示在核销数据列表中。

注意：未匹配到系统单据的行无法核销成功。如一并勾选了未匹配行，需根据成功、失败条数检查本次处理结果。

四、特殊说明事项

（一）模板与规则配置

1、单据模板未出现在下拉选项中

检查该档案明细模板是否已在【档案单据字段管理】完成字段配置。该界面的模板ID来自【档案类别】，仅创建档案类别或上传附件，并不代表模板字段已完成配置。

2、规则已设置但没有匹配结果

先核对公司主体、方案配置及档案业务日期范围，再检查上下游字段对应、取值方式、自定义规则、括号和连接符。两侧相同行号取值相等后，还需满足整体逻辑条件。

注意：核销成功的记录不会继续显示在核销数据列表中，查询时应区分“未匹配”与“已完成核销”两种情况。

（二）凭证打印联动

1、业务单据关联档案

档案与业务单据完成核销关联后，使用该业务单据生成凭证，打印凭证时会一并打印：凭证、凭证的上游单据，以及该上游单据已关联的档案附件。核销完成后，无需为带出关联附件另行设置。

举例说明：银行回单与付款单已核销关联，使用该付款单生成凭证后，打印该凭证时，会同时带出付款单及其已关联的银行回单附件。

2、凭证直接关联档案

当方案的上游单据类型选择“凭证”时，可将档案附件直接与凭证匹配并核销。打印该凭证时，系统会自动带出已关联的附件。

（三）方案与已核销关联

匹配方案用于查找档案与系统单据的对应关系；核销用于确认关联。删除方案不影响已经核销的档案与单据关联。