3.档案类别
档案类别
| 【模块定位】本分册对应《电子档案模块》「基础配置」部分的档案类别界面。档案类别是档案的分类型（如会计凭证、银行回单），它同时承担三件事：① 给档案分类，决定档案列表能按哪些类别筛选；② 定义该类档案的字段结构（表头字段与明细字段），是档案数据结构的“模板”；③ 通过勾选「是否编码构成」的字段，组合出该类档案的编码规则。因此档案类别是“配一次、处处生效”的基础配置：全宗（谁的档案）→ 保管年限（存多久）→ 档案类别（档案长什么样、编码怎么拼）→ 档案管理 / 档案文件（一份份具体档案）。 |
1.1 功能概述
· 功能描述：维护档案类别及其字段结构。列表页维护类别主数据（档案类别编码 / 档案类别 / 应保管年限 / 备注 / 状态）；点击行内「档案详情」进入该类别的字段定义窗口，分别维护「表头」字段（一份档案的整体属性）与「明细」字段（档案内每个文件条目的属性）。新建类别时系统已预置一套默认字段，可在此基础上自定义新增（图 3）。
· 功能路径：【电子档案】-【档案类别】
· 界面类型：列表页（可勾选行）+ 弹窗（“添加档案类别”）+ 二级窗口（“档案详情”，含「表头」「明细」两个页签）。
· 前置条件：① 具备电子档案模块的查看权限，新增 / 编辑 / 删除 / 启用 / 禁用 / 导入 / 导出需对应操作权限（权限项名称待确认）；② 建议先配好全宗与保管年限 —— 本界面的字段列表中含「全宗号」「保管年限编码」，且「应保管年限」是下拉选择、选项来自《保管年限》界面维护的保管期限（图 5），说明档案类别依赖前两项基础配置（是否为强校验待确认，见 1.7）。
· 数量上限：档案类别的条数不设上限，可按业务需要持续新增，不需要预留编码段。
1.2 界面总览
档案类别配置页面由两个区域组成，下图标注 A~B。页面左侧的模块导航栏、顶部的信息栏与页签栏属于系统公共区域，本册截图已裁去：
图 1 档案类别列表页（A 筛选条件与操作工具栏 · B 档案类别列表）
| 编号 | 区域名称 | 作用与影响 |
| A | 筛选条件与操作工具栏 | 页面上方的操作入口：筛选按钮 + 刷新 / 全选 / 新增 / 编辑 / 删除 / 启用 / 禁用 / 导入 / 导出 / 模板下载共 11 个按钮；筛选条件本身在点击「筛选」后展开，按钮清单见 1.3。 |
| B | 档案类别列表 | 一条档案类别一行，展示勾选框、档案类别编码、档案类别、应保管年限、备注、状态、操作；勾选行后可执行“编辑”“删除”“启用”“禁用”，点行内「档案详情」进入字段配置窗口（图 3）。当前共 2 条：00001 会计凭证、00002 银行回单，应保管年限均为 30年，状态均为启用。条数不设上限，可持续新增。 |
1.3 按钮与操作清单
工具栏位于列表上方，共 11 个按钮，编号与下图一致。与《电子档案模块操作手册-保管年限分册》相比，本界面多出「全选」「启用」「禁用」三个按钮：档案类别有启用 / 禁用状态，停用某类档案时不必删除它：
图 2 档案类别工具栏（①~⑪ 与下表编号对应）
| 按钮 | 作用 | 影响范围 / 结果 | 可用条件 |
| ① 筛选 | 展开 / 收起筛选条件窗口，按条件过滤列表。 | 只改变列表显示结果，不修改任何数据。 | 常显。窗口字段本册暂未配图，见 1.7 待确认。 |
| ② 刷新 | 重新从服务端加载列表数据。 | 无副作用；弹窗与详情窗口未保存的内容会随之丢失。 | 常显。 |
| ③ 全选 | 一键勾选 / 取消勾选当前列表全部行。 | 仅改变选中状态，不修改数据；用于对多条类别做批量启停。 | 常显。 |
| ④ 新增 | 新建一个档案类别，弹出“添加档案类别”窗口（图 4）。 | 新增后该类别即可被档案引用。新建时系统已带一套默认字段（图 3 区域 B），可直接使用，也可进入「档案详情」自定义扩展（图 7、图 8）。 | 常显。 |
| ⑤ 编辑 | 编辑选中行的档案类别编码 / 档案类别 / 应保管年限 / 备注 / 状态。 | 修改的是被档案文件引用的配置项：改名会影响已归档档案的展示（是否追溯待确认）。 | 需先勾选行；是否支持多选批量编辑待确认。 |
| ⑥ 删除 | 删除选中的档案类别。 | 删除记录本身；若该类已被档案文件引用，能否删除、删除后原档案如何处理待确认。 | 需先勾选行；是否有二次确认弹窗待确认。 |
| ⑦ 启用 | 把选中类别的状态置为“启用”。 | 启用后该类可在档案文件中被选用；对已归档的档案无影响（待确认）。 | 需先勾选行；已在启用状态时是否可重复点击待确认。 |
| ⑧ 禁用 | 把选中类别的状态置为“禁用”。 | 一般预期是禁用后不再允许新归档使用该类；已归档数据是否受影响待确认。 | 需先勾选行；风险点，见 1.6。 |
| ⑨ 导入 | 按模板批量导入档案类别（Excel）。 | 批量新增 / 更新多条记录，影响面最大，建议先「⑩ 导出」备份。 | 需使用「⑪ 模板下载」模板；导入是否连带字段结构待确认。 |
| ⑩ 导出 | 导出列表数据（Excel）。 | 不修改数据；导出范围（全部 / 筛选结果）与格式待确认。 | 常显。 |
| ⑪ 模板下载 | 下载导入所需的 Excel 模板。 | 无副作用，仅下载文件。 | 常显。 |
列表行内按钮
| 按钮 | 位置 | 作用与影响 |
| 档案详情 | 每行「操作」列 | 进入“档案详情”窗口，配置该类档案的字段结构（图 3、图 7、图 8）。该按钮不依赖勾选行，点哪一行就打开哪一类的配置；表头与明细的字段改动，会直接改变【档案管理】新增界面上的头字段与体字段（图 9），是本界面影响最深远的功能。 |
1.4 字段说明
列表列（图 1 区域 B）
| 列名 | 类型 | 说明 | 示例 |
| 勾选框 | 勾选 | 行级选择，勾选后才能执行「编辑」「删除」「启用」「禁用」；表头行同样带复选框，配合「全选」使用。 | 图 6 标出第 1 行的勾选框 |
| 档案类别编码 | 文本 | 档案类别的引用编码，被档案的「档案类别编码」字段引用；是对外使用的“键”。 | 00001、00002 |
| 档案类别 | 文本 | 类别的中文名称，即用户在界面上看到的分类名。 | 会计凭证、银行回单 |
| 应保管年限 | 文本 | 该类档案适用的保管年限。取值不是手工填写，而是从下拉中选择，选项来自《保管年限》界面维护的保管期限（图 5）。 | 30年 |
| 备注 | 文本 | 自由文本说明，用于补充该类别的适用范围等信息。 | （示例中均为空） |
| 状态 | 枚举 | 启用 / 禁用。禁用后该类是否还允许新归档使用，待确认。 | 启用 |
| 操作 | 按钮 | 行内「档案详情」按钮，进入字段配置窗口（1.5 场景三 / 场景四）。 | — |
“添加档案类别”窗口字段（图 4）
| 字段 | 必填 | 控件类型 | 说明 |
| ① 上级类别 | 非必填 | 下拉选择 | 该字段不影响分类结构：档案类别是扁平列表管理，不区分父子层级，保持默认的“请选择”即可。 |
| ② 档案类别编码 | 必填 | 文本输入 | 标签带红色 *。该编码是档案引用档案类别的键。是否唯一、长度与字符规则待确认。 |
| ③ 档案类别 | 必填 | 文本输入 | 标签带红色 *。类别的显示名称。是否允许重名待确认。 |
| ④ 应保管年限 | 必填 | 下拉选择 | 标签带红色 *。默认显示“10年”；点开下拉可选，示例中的选项为「请选择 / 10年 / 30年 / 永久」（图 5）。选项来自《保管年限》界面维护的保管期限，不能自由填写。 |
| ⑤ 备注 | 非必填 | 文本输入 | 自由文本说明。 |
| ⑥ 状态 | 必填 | 单选（启用 / 禁用） | 标签带红色 *。默认选中“启用”。 |
| ⑦ 提交 / 关闭 | — | 按钮 | 提交保存并关闭窗口、刷新列表；关闭放弃本次录入。 |
“档案详情”窗口的字段结构（图 3 总览 / 图 7 表头 / 图 8 明细）
该窗口是档案类别最核心的部分：它为每一类档案定义“档案录入时出现哪些字段”。“表头”定义一份档案的整体属性（一份档案一行）；“明细”定义档案内部每个文件条目的属性（一份档案可有多条明细，每条对应一个文件）。
新建类别时不需要从零搭字段：系统已预置一套默认字段（示例共 12 个，见图 3 区域 B），在默认字段基础上点「+ 新增」即可自定义扩展，这正是下图要说明的能力。
图 3 档案详情窗口（A 档案类别列表 · B 新建类别时系统已带的默认字段；支持在默认字段基础上「+ 新增」自定义）
| 列名 | 说明 |
| 档案字段 | 字段名称，即档案录入 / 查询界面上显示的字段标签。新建类别时会带入一套默认字段，可在此基础上增删改。 |
| 是否编码构成 | 本界面的核心能力：勾选该字段，即表示它参与拼接“档案编码”。**勾选哪几个字段，就等于把档案编码规则定义成这几段的组合** —— 编码规则不是单独配置的，而是通过字段勾选组合出来的。示例中表头勾选了「全宗号」「档案类别编码」「保管年限编码」「年度」，即该类档案的编码由这四段拼成（拼接顺序是否等于“排序”列待确认）。 |
| 是否归档校验 | 仅“明细”页签有该列。勾选表示归档时对该字段做校验。示例中明细勾选了「全宗号」「档案类别编码」。 |
| 是否必填 | 是否强制填写。示例中表头的「档案编码」「备注」「归档日期」为“否”，其余为“是”；明细中仅「备注」为“否”。 |
| 查询方式 | single = 单值查询，group = 区间 / 组合查询。示例中表头的「起止期间」为 group，其余为 single。 |
| 字段类型 | 决定录入控件与校验规则：普通文本 / 数字 / 年月日等。 |
| 排序 | 字段在表单中的显示顺序。示例中表头排序为 1、2、4、6、8、9、10、15~19（不连续），明细页签排序列为空 —— 两者排序是否共用一套、缺号是否代表被隐藏的明细字段，待确认。 |
1.5 操作指引
场景一 新增一个档案类别
1. 进入【电子档案】-【档案类别】，列表默认列出全部档案类别（图 1 区域 B）。档案类别的条数不设上限，需要多少类就建多少类，不必预留编码段。
2. 点击工具栏「④ 新增」（图 2），弹出“添加档案类别”窗口（图 4）。
图 4 添加档案类别窗口（① 上级类别 · ② 档案类别编码 · ③ 档案类别 · ④ 应保管年限 · ⑤ 备注 · ⑥ 状态 · ⑦ 提交 / 关闭）
3. 「① 上级类别」保持默认的“请选择”不动 —— 档案类别是扁平列表，不区分父子层级。
4. 填写「② 档案类别编码」，例如 00003（建议沿用“5 位数字顺序码”的既有习惯，便于识别与排序）。
5. 填写「③ 档案类别」，例如 增值税发票（建议用业务通用的分类名，档案录入时用户看到的就是它）。
6. 在「④ 应保管年限」中点开下拉选择，例如 30年（图 5）。这里的选项不是手工填写的，而是《保管年限》界面中已经维护好的保管期限 —— 所以应先把保管年限配好，本处才能选到。
图 5 应保管年限下拉（可选项来自《保管年限》界面维护的保管期限，示例：请选择 / 10年 / 30年 / 永久）
7. 按需填写「⑤ 备注」，说明该类别的适用范围。
8. 在「⑥ 状态」中选择启用 / 禁用，默认“启用”，一般保持默认。
9. 点击「⑦ 提交」保存并刷新列表；点「关闭」放弃本次录入。
结果：列表新增一行。新类别的字段结构不用从零搭建 —— 系统已带一套默认字段（图 3 区域 B），再按场景三、场景四按需增删即可。
场景二 修改 / 启用 / 禁用 / 删除档案类别
10. 在列表中勾选目标行——示例勾选第 1 行「00001 会计凭证」（图 6）；如需对多条类别做启停，可先点「③ 全选」。
图 6 勾选目标行（示例：第 1 行 档案类别编码 00001 / 会计凭证 / 30年 / 启用）
11. 点「⑤ 编辑」修改主数据（窗口结构与图 4 相同，标题待确认）；或点「⑦ 启用」/「⑧ 禁用」直接切换状态；或点「⑥ 删除」删除该类别。
12. 如弹出确认提示，确认后执行（是否有二次确认待确认）。
结果：列表数据更新。注意三点：① “档案类别编码”是被档案引用的键，改名 / 改码前建议先确认引用范围；② 禁用不等于删除，通常更安全，但禁用后对已归档数据与新归档的具体影响待确认；③ 删除是本界面风险最高的操作，见 1.6。
场景三 配置表头字段（一类档案的整体属性）
13. 在列表中点击目标行「操作」列的「档案详情」按钮，打开“档案详情: <类别名>”窗口（图 3），默认停在「表头」页签（图 7）。新建的类别进来时，字段表里已经有一套默认字段，不需要从零录入。
图 7 档案详情 · 表头页签（A 工具栏：新增 / 保存 / 删除 · B 页签：表头 / 明细 · C 字段表）
14. 用「A 工具栏」维护字段行：「+ 新增」加一个字段行（自定义字段即由此扩展）、「保存」提交本次改动、「删除」删除勾选的字段行。
15. **组合编码规则**：想清楚该类档案的编码由哪几段拼成，就勾选对应的「是否编码构成」。例如都勾选「全宗号」「档案类别编码」「保管年限编码」「年度」，档案编码就由这四段组合而成；只勾其中两段，编码就只由两段拼。编码规则完全由这里的勾选决定。
16. 其余开关按需调整：「是否必填」决定录入时是否强制填写；「查询方式」「字段类型」「排序」按需设置。
17. 切换到「B 页签」的「明细」继续配置（场景四）；配置完成后点「保存」提交。
示例中表头共 12 个字段：档案编码、全宗号、档案类别编码、保管年限编码、档案名称、年度、起止期间、备注、部门编码、归档人、归档日期、状态；其中参与编码构成的是全宗号、档案类别编码、保管年限编码、年度。
场景四 配置明细字段（档案内每个文件条目的属性）
18. 在“档案详情”窗口中切换到「明细」页签（图 8）。
图 8 档案详情 · 明细页签（比表头多一列「是否归档校验」）
19. 与表头相比，明细多一列「是否归档校验」：勾选表示归档时校验该字段。示例中勾选的是「全宗号」「档案类别编码」。
20. 按需增删字段行、调整「是否必填」等开关；注意明细页签的「排序」列在示例中为空。
21. 点「保存」提交。
示例中明细共 11 个字段：文件编码、全宗号、档案类别编码、保管年限编码、部门编码、提交日期、年度、起止期间、文件名称、备注、状态；除「备注」外均为必填。
场景五 了解档案类别对档案录入与查询的影响
22. 配置好档案类别后，打开【电子档案】-【档案管理】新增一份档案：表头区（图 9 区域 A，即“头字段”）与明细区（图 9 区域 B，即“体字段”），显示的正是场景三、场景四为该类别定义的字段。
图 9 档案类别对档案管理新增界面的影响（A 头字段区 · B 体字段区）
23. 对照理解这张图：区域 A 里的「档案类别」「应保管年限」「部门」「起止时间」等，即该类别「表头」字段的呈现；区域 B 里的「交易金额」「交易日期」「收款账号」「付款账号」「交易备注」「业务类型」，即该类别「明细」字段的呈现（示例为“银行回单”类的自定义明细字段）。也就是说：改一次字段定义，档案录入界面就跟着变。
24. 在【电子档案】-【档案文件】中，档案类别会作为筛选条件的候选项出现（图 10 标出的下拉里列出“会计凭证”“银行回单”，正是本界面维护的类别）。
图 10 档案类别对档案文件查询的影响（筛选候选项即为本界面维护的档案类别）
结论：档案类别是本模块影响面最大的基础配置之一 —— 类别一改，档案的新增录入界面（头字段 / 体字段）、列表列与筛选条件都会随之变化。调整前建议先确认影响范围。
1.6 注意事项与常见问题
· 档案类别 ≠ 具体档案：档案类别是“分类 + 模板 + 编码规则”（如会计凭证、银行回单），具体档案是“一份份数据”（如 2026 年 7 月的记账凭证）。先有类别，才能录入 / 归档档案。
· 档案类别没有层级：档案类别是扁平列表，不区分父子层级。新建窗口里的「① 上级类别」不构成分类层级关系，保持默认“请选择”即可。若业务上需要细分类，用新增类别 + 新的档案类别编码来实现。
· 编码规则靠字段勾选组合出来：档案编码由哪几段拼成，不是单独配置的，而是由「档案详情」里勾选「是否编码构成」的字段集合决定 —— 勾哪几个字段，编码就由这几段组合。调整勾选会改变后续生成的档案编码（历史编码是否重算待确认）。
· 类别数量不设上限：档案类别可以随时新增，没有条数限制，不需要预留编码段或提前规划容量。
· 保管年限要先在《保管年限》里配好：「应保管年限」是下拉选择，选项来自《保管年限》界面维护的保管期限（示例：10年 / 30年 / 永久）；若那里没维护对应年限，本处就选不到，也无法手工填入。
· 默认字段可直接用：新建类别时系统已带一套默认字段（图 3 区域 B），一般不必从零搭建；只有默认字段不够用时，才需要点「+ 新增」做自定义扩展。
· 三个开关的含义不要混：「是否编码构成」= 该字段参与拼接档案编码（决定编码规则）；「是否归档校验」= 归档时校验该字段（仅明细有）；「是否必填」= 录入时是否强制填写。三者相互独立。
· 表头与明细是两种粒度：表头 = 一份档案的整体属性（一份档案一行）；明细 = 档案内部每个文件条目的属性（一份档案可有多条）。字段配错会导致档案录入时缺字段或字段重复。
· 删除是本界面风险最高的操作：若该类已被档案文件引用，删除会影响历史档案的分类归属与字段展示。建议删除前先「⑩ 导出」留档，并与业务确认引用情况；只是不想再被使用的话，优先用「⑧ 禁用」。
· 编码与名称是两个概念：“档案类别编码”（00001）是被引用的键，“档案类别”（会计凭证）是显示名。一般认为编码建成后应保持稳定（是否允许改编码待确认）。
· 必须先勾选行：“编辑”“删除”“启用”“禁用”都是行级操作，未勾选时的表现（按钮置灰或点击提示）待确认。
· 启用 / 禁用要成对理解：禁用通常是“不再允许新归档使用”，但已归档档案是否仍正常展示、能否被筛选到，需业务验证（待确认）。
· 与其他界面的差异：《保管年限》分册没有「全选」「启用」「禁用」；本界面有状态字段，因为档案类别可以停用而保留历史数据。
· 排序栏的不连续：表头排序为 1、2、4、6、8、9、10、15~19，缺少 3、5、7、11~14。推测是被隐藏的系统字段或与明细共用序号，需产品确认。
· 刷新会重载数据：弹窗与详情窗口中未保存的改动会丢失，建议先保存再刷新。
· 术语：档案类别 = 档案文件的分类模板；表头 = 档案级字段；明细 = 文件级字段；编码构成 = 参与拼接档案编码的字段集合。