5.档案管理

1.1  功能概述

·       功能描述：维护与管理“组卷后的档案”（即案卷）。列表页可筛选与查询、勾选、新增 / 编辑 / 查看 / 删除、提交 / 撤回 / 审批 / 反审批 / 驳回、导出；每一条记录由「档案级字段」（案卷本身的信息，如档案名称、年度、起止时间）与「明细」（卷内的一份份档案文件）两部分组成（图 4、图 6）。

·       两种来源：① 归档过来 —— 在【档案文件】界面勾选文件后点「归档」（＝组卷），系统生成一条档案管理记录，被选中的档案文件自动挂进这条记录的明细里（详见《…-档案文件分册》场景五）；② 自己创建 —— 在本界面点「③ 新增」手工建立一条记录，填好案卷级字段后，再用明细区的「选择档案文件」把已有文件挂进来，或用「添加」自行新增明细行并补充附件。

·       功能路径：【电子档案】-【档案管理】（模块页签中的「档案管理」页签）

·       界面类型：列表页（可勾选行，支持多选）+ 弹窗三处：「筛选条件窗口」（图 3）、「新增档案管理」（图 4、图 5）、「查看档案管理」（图 6）。

·       前置条件：① 具备电子档案模块的查看权限，新增 / 编辑 / 查看 / 删除 / 提交 / 撤回 / 审批 / 反审批 / 驳回 / 导出需对应操作权限（权限项名称待确认）；② 全宗、保管年限、档案类别三项基础配置已完成 —— 本界面的全宗号、档案类别、保管期限编码、应保管年限都由这三项配置带出，未配置则无法建档；③ 走“归档过来”这条路径时，需先在【档案文件】里存在可归档的档案文件。

·       编码口径：档案编码在新增窗口标为“保存时自动生成”，由 全宗号 + 档案类别编码 + 保管期限编码 + 年度 + 流水号 拼成。示例：HDF-00001-Y30-2026-0000001（全宗 HDF · 类别 00001 · 保管期限 Y30 · 年度 2026 · 流水号 0000001）。

1.2  界面总览

档案管理列表页由两个区域组成，下图标注 A~B。页面左侧的模块导航栏、顶部的信息栏与页签栏属于系统公共区域，本册截图已裁去；本截图中筛选条件区处于收起状态，只显示「筛选条件：」标签，展开后的字段见 图 3：

图 1  档案管理列表页（A 筛选条件区与操作工具栏 · B 档案管理列表）

1.3  按钮与操作清单

工具栏共 12 个按钮，编号与下图一致。按钮分为四组：查询类（① 筛选 / ② 刷新）、单据基本操作（③~⑥）、审批流（⑦~⑪）、导出（⑫）。其中「③ 新增」是本界面唯一的建档入口 —— 从这里可以自己创建一条案卷并补充附件。

图 2  档案管理工具栏（①~⑫ 与下表编号对应，为便于阅读分两行排布，界面实际为一行）

1.4  字段说明

档案管理的字段分三层：列表页的查询结果列、单据的档案级字段（案卷本身）、以及明细字段（卷内档案文件）。下面三张表依次说明。

（1）列表页字段

（2）单据档案级字段（新增 / 查看窗口，带 * 为必填）

（3）明细字段（卷内的档案文件）

明细区在两个窗口里列不完全相同：新增（可编辑）时多出「文件序号」「操作」，查看时多出「批量」「提交人」。差异原因待确认（见 1.7）。

1.5  操作指引

场景一：按条件查找组卷后的档案

1.     在列表页点「① 筛选」，展开筛选条件窗口（图 3）。

图 3  筛选条件窗口（A 筛选字段 · ① 查询 ② 保存 ③ 重置 ④ 关闭）

2.     在 A 区填写条件：筛选方案、公司主体、档案类别、部门、状态、档案编码、归档人、归档日期（起—止）、起止日期（起—止）。两个日期区间下方都带「今日 / 昨日 / 近7日 / 近30日」快捷入口，点一下即可填入区间。

3.     点「① 查询」按条件过滤列表；如需把当前条件固化为常用条件，点「② 保存」存为筛选方案；点「③ 重置」清空全部条件；点「④ 关闭」直接关窗（不查询）。

结果：列表刷新为符合条件的数据；筛选只影响显示，不改动任何单据。

场景二：自己创建一条案卷，并补充卷内附件

4.     在列表页点「③ 新增」，打开“新增档案管理”窗口（图 4）。

图 4  新增档案管理窗口（A 档案级表头字段 · B 备注 · C 明细区 · D 底部操作按钮）

5.     填写 A 区档案级字段：档案编码保存时自动生成；全宗号、档案类别编码、档案类别、保管期限编码、应保管年限按所选带出；核对公司主体、部门，补填档案名称、年度、开始时间、结束时间，再确认归档人与归档日期。

6.     在 B 区填写备注（可留空）。

7.     在 C 区明细里补充卷内文件，两条路径可混用（图 5）：

图 5  新增窗口·明细区（A 明细字段表头；① 选择档案文件 · ② 添加 · ③ 删除）

·       归档过来：点「选择档案文件」，从已存在的档案文件里勾选后确认，这些文件即挂入本卷；这是“归档过来”的文件。

·       自己补充：点「添加」新增一个空白明细行，再通过该行的「*文件上传」列上传附件，并补齐文件序号、文件编码、年度、开始日期、结束日期、文件名称。

·       移除误加：勾选该行后点「删除」，或直接用行内的「操作」按钮删除。

8.     点底部「D 保存」存为草稿，点「D 提交」正式成卷，点「D 关闭」放弃本次编辑。

结果：列表新增一条档案管理记录，明细里挂上本卷的档案文件；同一批文件既可以是归档过来的，也可以是本次自己上传补充的，两者在这个界面上没有区别。

场景三：从【档案文件】归档过来之后，在这里看卷内文件

9.     在【档案文件】界面勾选要成卷的档案文件，点「归档」。（归档就是组卷，同一个动作。）

10.  在系统打开的“新增档案管理”窗口里确认案卷级字段与明细，然后提交（该窗口与图 4 同构，操作细节见《…-档案文件分册》场景五）。

11.  回到【档案管理】界面，勾选这条记录后点「⑤ 查看」，打开“查看档案管理”窗口（图 6）。

图 6  查看档案管理窗口（A 档案级表头字段 · B 明细：由组卷归档过来的档案文件）

12.  查看 A 区的案卷级字段（全部只读）与 B 区明细：卷内每条档案文件都在这里逐行列出，并带出来源信息（部门 / 批量 / 提交人）。示例该卷为“海淀分2026年会计凭证”，卷内 4 条文件分别为 2026 年 1~4 月的会计凭证。

结果：一卷一条记录，卷内文件一目了然；这也是核对“归档是否落到了正确案卷”的入口。

场景四：编辑、删除与状态流转

13.  在列表页勾选目标行的行首勾选框。

14.  点「④ 编辑」修改字段，或点「⑤ 查看」只读核对，或点「⑥ 删除」删除该记录。

15.  点「⑦ 提交」送审批；审批环节由审批人用「⑨ 审批」通过、「⑪ 驳回」退回；提交人可用「⑧ 撤回」收回未被审批的记录；已审批的记录用「⑩ 反审批」撤销审批。

16.  如需输出，点「⑫ 导出」。

结果：记录在“草稿 → 待审批 → 已审批”之间流转；各状态下允许执行的动作见 1.7 待确认清单第 5 条。

1.6  注意事项与常见问题