2.保管年限
保管年限
| 【模块定位】本分册对应《电子档案模块》「基础配置」部分的保管年限界面。保管年限维护“档案要存多久”，是全宗之后的第二项基础配置：全宗（谁的档案）→ 保管年限（存多久）→ 档案类别 → 归档成卷。保管期限编码会被档案类别与归档环节引用，据此推算档案到期时间，是后续到期提醒与销毁的依据。 |
1.1 功能概述
· 功能描述：维护“保管期限编码 ↔ 应保管年限”的对应关系。编码是系统内被引用的键（如 Y10、YY、Y30），年限是它的业务含义（10 年、永久、30 年）；档案在归档时指定保管期限，系统据此计算到期时间。
· 功能路径：【电子档案】-【保管年限】
· 界面类型：列表页（可勾选行）+ 弹窗（“新增保管期限”）。
· 前置条件：① 具备电子档案模块的查看权限，新增 / 编辑 / 删除 / 导入 / 导出需对应操作权限（权限项名称待确认）；② 列表中现有 Y10 / YY / Y30 三条是系统预置还是实施时录入、能否删除，待确认（见 1.7）。
1.2 界面总览
保管年限配置页面由两个区域组成，下图标注 A~B。页面左侧的模块导航栏、顶部的信息栏与页签栏属于系统公共区域，本册截图已裁去：
图 1 保管年限列表页（A 筛选条件与操作工具栏 · B 保管期限列表）
| 编号 | 区域名称 | 作用与影响 |
| A | 筛选条件与操作工具栏 | 页面上方的操作入口：筛选按钮 + 刷新 / 新增 / 编辑 / 删除 / 导入 / 导出 / 模板下载共 8 个按钮；筛选条件本身在点击「筛选」后展开，按钮清单见 1.3。 |
| B | 保管期限列表 | 一条保管期限一行，展示序号、保管期限编码、应保管年限、备注；勾选行后可执行“编辑”“删除”。当前共 3 条：Y10 / YY / Y30，备注列均为空。 |
1.3 按钮与操作清单
工具栏位于列表上方，共 8 个按钮，编号与下图一致。注意：与《电子档案模块操作手册》（全宗管理）相比，本界面多出「新增」「删除」——全宗的行由系统账簿带出、不能自行增减，保管期限是纯配置数据，可以自行维护：
图 2 保管年限工具栏（①~⑧ 与下表编号对应）
| 按钮 | 作用 | 影响范围 / 结果 | 可用条件 |
| ① 筛选 | 展开 / 收起筛选条件窗口，按条件过滤列表。 | 只改变列表显示结果，不修改任何数据。 | 常显。窗口字段本册暂未配图，见 1.7 待确认。 |
| ② 刷新 | 重新从服务端加载列表数据。 | 无副作用；弹窗中未提交的内容会随之丢失。 | 常显。 |
| ③ 新增 | 新建一条保管期限，弹出“新增保管期限”窗口（图 3）。 | 新增后该编码即可被档案类别、归档等环节引用（引用点待确认）。 | 常显。 |
| ④ 编辑 | 编辑选中行的保管期限编码 / 应保管年限 / 备注。 | 修改的是被档案引用的配置项：改动会影响引用它的档案到期计算（是否追溯已归档档案待确认）。 | 需先勾选行；是否支持多选批量编辑待确认。 |
| ⑤ 删除 | 删除选中的保管期限记录。 | 删除记录本身；若该编码已被档案引用，能否删除、删除后原档案如何处理待确认。 | 需先勾选行；是否有二次确认弹窗待确认。 |
| ⑥ 导入 | 按模板批量导入保管期限（Excel）。 | 批量新增 / 更新多条记录，影响面最大，建议先「⑦ 导出」备份。 | 需使用「⑧ 模板下载」模板；校验规则待确认。 |
| ⑦ 导出 | 导出列表数据（Excel）。 | 不修改数据；导出范围（全部 / 筛选结果）与格式待确认。 | 常显。 |
| ⑧ 模板下载 | 下载导入所需的 Excel 模板。 | 无副作用，仅下载文件。 | 常显。 |
1.4 字段说明
列表列（图 1 区域 B）
| 列名 | 类型 | 说明 | 示例 |
| 勾选框 | 勾选 | 行级选择，勾选后才能执行「编辑」「删除」；表头行同样带复选框，可全选当前列表。 | 图 4 标出第 1 行的勾选框 |
| 序号 | 系统生成 | 列表行号，仅用于定位（该列表头无文字）。 | 1 ~ 3 |
| 保管期限编码 | 文本 | 保管期限的引用编码，被档案类别与归档环节引用；是对外使用的“键”。 | Y10、YY、Y30 |
| 应保管年限 | 文本 | 该编码对应的实际保管年限，决定档案到期时间。 | 10年、永久、30年 |
| 备注 | 文本 | 自由文本说明，用于补充该条保管期限的适用范围等信息。 | （示例中均为空） |
“新增保管期限”窗口字段（图 3）
| 字段 | 必填 | 说明 |
| ① 保管期限编码 | 必填 | 标签带红色 *；文本输入，提示语“请输入保管期限编码”。是否唯一、长度与字符规则待确认。 |
| ② 应保管年限 | 必填 | 标签带红色 *；文本输入，提示语“请输入应保管年限”。是自由填写还是固定选项（如 10年 / 30年 / 永久）待确认。 |
| ③ 备注 | 非必填 | 文本输入，提示语“请输入备注”。 |
| ④ 提交 / 关闭 | — | 提交保存并关闭窗口、刷新列表；关闭放弃本次修改。 |
1.5 操作指引
场景一 新增一条保管期限
1. 进入【电子档案】-【保管年限】，列表默认列出全部保管期限（图 1 区域 B）。
2. 点击工具栏「③ 新增」（图 2），弹出“新增保管期限”窗口（图 3）。
图 3 新增保管期限窗口（① 保管期限编码 · ② 应保管年限 · ③ 备注 · ④ 提交 / 关闭）
3. 填写「① 保管期限编码」，例如 Y5（建议沿用“Y + 年限”的既有命名习惯，便于识别）。
4. 填写「② 应保管年限」，例如 5年；若为长期保存的档案，参照既有做法填“永久”。
5. 按需填写「③ 备注」，说明该期限的适用范围（如“一般会计凭证”“年度财务报表”）。
6. 点击「④ 提交」保存并刷新列表；点「关闭」放弃本次录入。
结果：列表新增一行。该编码随即可在档案类别、归档等界面被引用（引用点与生效时机待确认，见 1.7）。
场景二 修改已有保管期限
7. 在列表中勾选目标行——示例勾选第 1 行「Y10」（图 4）。
图 4 勾选目标行（示例：第 1 行 保管期限编码 Y10 / 应保管年限 10年）
8. 点击工具栏「④ 编辑」（图 2），弹出编辑窗口（结构与图 3 相同，标题待确认）。
9. 按需修改字段。注意：编码是被引用的键，改动前建议先确认引用范围（口径待确认）。
10. 点击「④ 提交」保存，列表随即刷新；点「关闭」放弃本次修改。
结果：该条保管期限更新；对已归档档案是否追溯更新，见 1.7 待确认。
场景三 删除保管期限
11. 勾选目标行（图 4）。
12. 点击工具栏「⑤ 删除」（图 2）。
13. 如弹出确认提示，确认后执行删除（是否有二次确认待确认）。
结果：该条记录被删除。若该编码已被档案引用，能否删除、删除后原档案的到期计算如何处理，属高风险点，务必先与业务确认（见 1.7）。
场景四 批量导入保管期限
14. 点击工具栏「⑧ 模板下载」，取得导入用 Excel 模板。
15. 按模板填写保管期限编码与应保管年限（列结构、匹配规则待确认）。
16. 建议先点「⑦ 导出」备份当前数据，再点「⑥ 导入」上传文件。
17. 结果：导入为批量操作，成功后一次性更新多条记录；校验失败的处理方式待确认。
场景五 筛选并导出清单
18. 点击工具栏「① 筛选」（图 2）展开筛选条件窗口，设置条件后查询，把列表收敛到目标范围（窗口字段本册暂未配图）。
19. 点击「⑦ 导出」生成 Excel 文件。
20. 结果：导出范围（全部 / 筛选结果）与文件格式待确认；导出不修改任何数据。
1.6 注意事项与常见问题
· 编码与年限是两个概念：“保管期限编码”（Y10）是被系统引用的键，“应保管年限”（10年）是它的业务含义。一般认为编码建成后应保持稳定，避免影响已归档档案的引用（是否允许改编码待确认）。
· 「永久」需单独确认：YY 对应“永久”，此类档案通常不参与到期销毁；系统对“永久”的识别方式是固定关键字还是选项，待确认。
· 删除是本界面风险最高的操作：一旦某编码已被档案引用，删除会影响历史档案的到期依据。建议删除前先「⑦ 导出」留档，并与业务确认引用情况。
· 必须先勾选行：“编辑”“删除”都是行级操作，未勾选时的表现（按钮置灰或点击提示）待确认。
· 与全宗管理的差异：全宗管理没有「新增」「删除」，因为它的行由系统账簿带出；保管年限是纯配置数据，因此可以自行增删。两界面的「重置」位置也不同：全宗管理在工具栏上有「重置」，本界面没有。
· 筛选只影响显示：「筛选」只按条件过滤当前列表，不改动任何数据。
· 刷新会重载数据：弹窗内未提交的填写内容会丢失，建议先提交再刷新。
· 界面观察（建议反馈产品侧）：列表宽度固定，宽屏下右侧留白较大；序号列无表头文字。以上不影响功能。
· 术语：保管期限 = 档案需要保存的最低年限；永久 = 不设到期销毁的保管类别。