1.全宗管理
第 1 章 全宗管理
| 【模块定位】本章对应《电子档案模块》第 2 章「基础配置模块」。全宗管理维护“这套档案归哪个单位”，是模块主流程的第一步：公司主体（账簿）→ 全宗 → 保管年限 → 档案类别 → 归档成卷。后续归档、组卷、检索都以全宗为归属基准。 |
1.1 功能概述
· 功能描述：以公司主体（账簿）为行，维护其全宗号与备注。全宗 = 一个独立立档单位的全部档案；全宗号 = 该单位在企业档案体系中的编号（如 H001、NY001、B001），是归档编号与检索的归属依据。
· 功能路径：【电子档案】-【全宗管理】
· 界面类型：列表页（可勾选行 + 筛选条件窗口）+ 弹窗编辑（“编辑全宗”）。
· 前置条件：① 具备电子档案模块的查看权限，编辑 / 导入 / 导出需对应操作权限（权限项名称待确认）；② 列表行由系统账簿（公司主体）带出，新增主体后是否需要手工维护全宗待确认。
1.2 界面总览
全宗管理页面由两个区域组成，下图标注 A~B。页面左侧的模块导航栏、顶部的信息栏与页签栏属于系统公共区域，本手册截图已裁去：
图 1 全宗管理列表页（A 筛选条件与操作工具栏 · B 全宗列表）
| 编号 | 区域名称 | 作用与影响 |
| A | 筛选条件与操作工具栏 | 页面上方的操作入口：筛选按钮 + 刷新 / 编辑 / 重置 / 导入 / 导出 / 模板下载；筛选条件本身在点击「筛选」后展开，见图 3，按钮清单见 1.3。 |
| B | 全宗列表 | 每个公司主体一行，展示序号、公司主体、全宗号、备注；勾选行后可执行“编辑”。列表在页面内滚动，图 1 中可见 12 行（截图完整列表共 24 个主体）。 |
1.3 按钮与操作清单
工具栏位于列表上方，共 7 个按钮，编号与下图一致：
图 2 全宗管理工具栏（①~⑦ 与下表编号对应）
| 按钮 | 作用 | 影响范围 / 结果 | 可用条件 |
| ① 筛选 | 展开 / 收起筛选条件窗口，见图 3，按条件过滤列表。 | 只改变列表显示结果，不修改任何数据。 | 常显。条件字段见 1.4。 |
| ② 刷新 | 重新从服务端加载列表数据。 | 无副作用；未提交的弹窗内容会随之丢失。 | 常显。 |
| ③ 编辑 | 编辑选中行的全宗信息，弹出“编辑全宗”窗口（图 5）。 | 提交后修改该主体的全宗号 / 备注，即变更其归档编号依据（是否追溯已归档档案待确认）。 | 需先勾选行；是否支持多选批量编辑待确认。 |
| ④ 重置 | 清空列表已生效的筛选条件，恢复默认列表。 | 无副作用，不修改数据。 | 常显。 |
| ⑤ 导入 | 按模板批量导入全宗数据（Excel）。 | 批量新增 / 更新多条记录，影响面最大，建议先“导出”备份。 | 需使用“模板下载”模板；校验规则待确认。 |
| ⑥ 导出 | 导出列表数据（Excel）。 | 不修改数据；导出范围（全部 / 筛选结果）与格式待确认。 | 常显。 |
| ⑦ 模板下载 | 下载导入所需的 Excel 模板。 | 无副作用，仅下载文件。 | 常显。 |
点击「① 筛选」后，页面展开筛选条件窗口，窗口内另有 4 个按钮：
图 3 筛选条件窗口（①~④ 条件字段 · ⑤~⑧ 操作按钮）
| 按钮 | 作用 | 影响范围 / 结果 | 可用条件 |
| ⑤ 查询 | 按窗口内已选条件过滤列表。 | 只改变列表显示结果，不修改任何数据。 | 常显。 |
| ⑥ 保存 | 把当前填写的条件保存为一套“筛选方案”，下次可从「筛选方案」下拉直接调用。 | 保存的是查询条件，不修改全宗数据。 | 是否覆盖同名方案、方案是个人可见还是全公司共享待确认。 |
| ⑦ 重置 | 清空窗口内已填写的条件。 | 仅清空条件，不修改数据；清空后是否需再点「查询」才生效待确认。 | 常显。 |
| ⑧ 关闭 | 收起筛选条件窗口，回到仅列表视图。 | 不修改数据；关闭时已填未查询的条件是否保留待确认。 | 常显。 |
1.4 字段说明
列表列（图 1 区域 B）
| 列名 | 类型 | 说明 | 示例 |
| 勾选框 | 勾选 | 行级选择，勾选后才能执行“编辑”；可勾选多行（多行时的编辑行为待确认）。 | 图 4 标出第 1 行的勾选框 |
| 序号 | 系统生成 | 列表行号，仅用于定位（该列目前无表头文字）。 | 1 ~ 24 |
| 公司主体 | 文本 / 只读 | 公司主体（账簿）名称，随账簿带出，不可在本页面新增或改名。 | 辽宁财咖、合肥财咖、海淀分公司 |
| 全宗号 | 文本 | 该主体的档案编号，是归档与检索的归属编号；多数主体默认为空。 | HFCK、HDF、SJZ（部分主体为空） |
| 备注 | 文本 | 自由文本说明，用于补充该主体的档案管理信息。 | （示例中均为空） |
筛选条件窗口字段（图 3）
| 字段 | 类型 | 说明 |
| ① 筛选方案 | 下拉 / 选择 | 选择一套已保存的查询条件，选中后直接带出其余条件；方案如何保存与命名见「⑥ 保存」。 |
| ② 公司主体 | 下拉 / 选择 | 按公司主体过滤，选项来自系统账簿；是否支持多选待确认。 |
| ③ 全宗号 | 文本输入 | 按全宗号过滤；模糊匹配还是精确匹配待确认。 |
| ④ 备注 | 文本输入 | 按备注内容过滤；匹配方式待确认。 |
“编辑全宗”窗口字段（图 5）
| 字段 | 必填 | 说明 |
| 公司主体 | — | 灰色底只读，取自列表中勾选的那一行；编辑时不可更改归属主体。 |
| 全宗号 | 待确认 | 文本输入，提示语“请输入全宗号”；唯一性、长度与字符规则待确认。 |
| 备注 | 非必填 | 文本输入，提示语“请输入备注”。 |
| 提交 / 关闭 | — | 提交保存并刷新列表；关闭放弃本次修改。 |
1.5 操作指引
场景一 按条件筛选并定位某个主体的全宗
1. 进入【电子档案】-【全宗管理】，页面默认按公司主体顺序列出全部主体的全宗信息（图 1 区域 B）。
2. 点击工具栏「① 筛选」（图 2），页面展开筛选条件窗口（图 3）。
3. 按需设置条件：可从「① 筛选方案」调用已保存的方案；也可直接选「② 公司主体」、填写「③ 全宗号」或「④ 备注」。
4. 点击「⑤ 查询」，列表按条件过滤，仅显示命中的主体。
5. 如需把这套条件留着下次复用，点「⑥ 保存」存为筛选方案；想清空条件重填点「⑦ 重置」；查询完成后点「⑧ 关闭」收起窗口。
6. 列表中已有生效条件时，可点工具栏「④ 重置」一键清空条件恢复全量；数据有变动时点「② 刷新」重新加载。
7. 结果：仅列表显示范围变化，不修改任何数据。
场景二 维护某主体的全宗号与备注
8. 在列表中勾选目标行——示例勾选第 1 行「辽宁财咖」的勾选框（图 4）。
图 4 勾选目标行（示例：第 1 行 辽宁财咖）
9. 点击工具栏「③ 编辑」（图 2），弹出“编辑全宗”窗口（图 5）。
10. 核对窗口内「① 公司主体」是否正确（灰色只读），确认改的是目标主体。
11. 填写「② 全宗号」（示例 LN001）与「③ 备注」。
12. 点击「④ 提交」保存，列表随即刷新；点「关闭」放弃本次修改。
图 5 编辑全宗窗口（① 公司主体只读 · ② 全宗号 · ③ 备注 · ④ 提交 / 关闭）
说明：图 5 截取自演示环境的另一条数据（窗口内公司主体显示为“上海总部”），仅用于说明窗口结构；实际使用时该字段会显示上一步勾选的那一行。
结果：提交后该主体的归档编号依据即变更；对已归档档案是否追溯更新，见 1.7 待确认。
场景三 批量导入全宗
13. 点击工具栏「⑦ 模板下载」，取得导入用 Excel 模板。
14. 按模板填写公司主体与全宗号（列结构、匹配规则待确认）。
15. 建议先点「⑥ 导出」备份当前数据，再点「⑤ 导入」上传文件。
16. 结果：导入为批量操作，成功后一次性更新多条记录；校验失败的处理方式待确认。
场景四 导出全宗清单
17. 如需部分导出，先展开筛选条件窗口（图 3）设置条件并「⑤ 查询」，把列表收敛到目标范围。
18. 点击「⑥ 导出」生成 Excel 文件。
19. 结果：导出范围（全部 / 筛选结果）与文件格式待确认。
1.6 注意事项与常见问题
· 必须先勾选行：“编辑”是行级操作，未勾选时的表现（按钮置灰或点击提示）待确认。
· 表头有全选复选框：表头行同样带复选框，可一次性选中当前列表全部行；全选状态下点“编辑”是否允许、以及是逐行弹窗还是批量提交，待确认。
· 主体不可在编辑窗口改：窗口内“公司主体”为灰色只读；如需调整归属主体，应在账簿 / 组织架构侧处理（路径待确认）。
· 全宗号建议唯一且稳定：它是档案编号与检索的依据，频繁改动会影响检索一致性（唯一性校验待确认）。
· 筛选只影响显示：「查询」只按条件过滤当前列表，不改动任何数据；「保存」保存的是条件本身（筛选方案），也不会修改全宗信息。
· 「重置」有两处、口径不同：筛选窗口内的「⑦ 重置」清空窗口里填的条件；工具栏的「④ 重置」清空列表已生效的条件。两者都不修改数据。
· 刷新会重载数据：弹窗内未提交的填写内容会丢失，建议先在弹窗内提交再刷新。
· 界面观察（建议反馈产品侧）：列表宽度固定，宽屏下右侧留白较大；序号列无表头文字。以上不影响功能。
· 术语：全宗 = 一个独立立档单位的全部档案；全宗号 = 该单位在企业档案体系中的编号。